Skontaktuj się z nami
+48 573 503 972

Cykl PDCA – co to jest i jak go wykorzystać?

zdjęcie-artykuł

Angelina Shuliak

Każda firma, nawet najlepsza, ma coś do poprawy – może to być organizacja pracy, obsługa klienta czy jakość produktów. Zamiast działać chaotycznie, poznaj cykl PDCA (Plan-Do-Check-Act), znany również jako cykl Deminga, – narzędzie tak proste, że zdziwisz się, jak wiele możesz dzięki niemu osiągnąć. 

W tym artykule dowiesz się, jak skutecznie wprowadzać zmiany, kiedy PDCA naprawdę działa i jakie realne korzyści przynosi firmom. 

Czym jest cykl PDCA i skąd się wziął?

Cykl PDCA, opracowany przez Williama Deminga, to czterostopniowy proces doskonalenia, który pomaga firmom działać lepiej i efektywniej. Kluczowe jest tu podejście iteracyjne – każda zmiana jest wdrażana krok po kroku, sprawdzana, a następnie ulepszana. Te cztery kroki to:


  1. Planowanie (Plan): Zidentyfikowanie problemów i opracowanie planu działania.
  2. Realizacja (Do): Wdrożenie planu w życie.
  3. Sprawdzanie (Check): Analiza efektów i porównanie ich z założonymi celami.
  4. Działanie (Act): Wprowadzanie poprawek i dalsze doskonalenie procesu.
PDCA pozwala unikać chaosu i działań „na oślep”. To metoda, która opiera się na faktach i analizie, co czyni ją uniwersalnym narzędziem dla firm każdej wielkości.

Jakie są podstawowe elementy cyklu PDCA?

Cykl PDCA Deminga składa się z czterech etapów, z których każdy odgrywa kluczową rolę:

Planowanie (Plan)

  • Zidentyfikuj problem, np. „Dlaczego mamy opóźnienia w dostawach?”.
  • Określ cele, które chcesz osiągnąć, np. „Zmniejszymy opóźnienia o 30% w ciągu trzech miesięcy”.
  • Opracuj strategię, korzystając z takich narzędzi jak analiza SWOT, metoda 5W2H czy diagram Ishikawy.

Realizacja (Do)

  • Wdróż zaplanowane działania, np. zmień proces logistyki lub dostosuj harmonogramy.
  • Zapewnij zespołowi odpowiednie szkolenia i zasoby.
  • Na tym etapie ważna jest dobra komunikacja i współpraca zespołu.

Sprawdzanie (Check)

  • Zbierz dane, np. raporty z systemu CRM, wyniki ankiet czy statystyki wydajności.
  • Sprawdź, czy osiągnięto założone cele.
  • Analizuj wyniki i szukaj odchyleń.

Działanie (Act)

  • Wprowadź niezbędne poprawki.
  • Jeśli wyniki są zgodne z założeniami – zautomatyzuj nowe rozwiązania.
  • Rozpocznij kolejny cykl z nowymi celami.

pdca

Nie czekaj, aż błędy same znikną

Zrób to z PDCA w Bitrix24!

Przykład zastosowania cyklu PDCA

Cykl Deminga może być wdrażany w niemal każdej branży i przy wielu różnych procesach. Poniżej znajdziesz kilka konkretnych przykładów, które pokazują, jak firmy mogą wykorzystać cykl PDCA w praktyce:

Optymalizacja produkcji w zakładzie produkcyjnym

  • Plan: Zidentyfikowano, że linia produkcyjna ma częste przestoje z powodu awarii maszyn. Celem jest redukcja przestojów o 50% w ciągu najbliższych 6 miesięcy.
  • Do: Wdrożono harmonogramy regularnych przeglądów technicznych oraz szkolenia dla operatorów w zakresie obsługi maszyn.
  • Check: Po trzech miesiącach monitorowania awarii zauważono, że przestoje zmniejszyły się o 30%.
  • Act: Wprowadzono stały system przeglądów i dodatkowe wsparcie serwisowe w godzinach szczytu produkcji. Cykl powtórzono, aby osiągnąć dalsze usprawnienia.

Poprawa wyników sprzedaży w firmie technologicznej

  • Plan: Sprzedaż nowych usług była poniżej oczekiwań. Celem było zwiększenie liczby podpisanych umów o 15% w ciągu dwóch miesięcy.
  • Do: Przeprowadzono szkolenia dla zespołu sprzedaży, przygotowano nowe skrypty rozmów i wdrożono personalizowane oferty w CRM.
  • Check: Po dwóch miesiącach liczba podpisanych umów wzrosła o 12%.
  • Act: Skorygowano skrypty rozmów i zoptymalizowano proces generowania ofert, aby osiągnąć wyższy wzrost.

Usprawnienie obsługi klienta w e-commerce

  • Plan: Analiza ankiet klientów wykazała, że 40% z nich narzeka na długi czas odpowiedzi na zapytania. Celem jest skrócenie tego czasu do 2 godzin.
  • Do: Wprowadzono czat na żywo na stronie internetowej oraz system zgłoszeń w CRM, które automatycznie przypisują zadania konsultantom.
  • Check: Po miesiącu zmierzono czas odpowiedzi – średnio 80% zgłoszeń było obsługiwanych w ciągu 2 godzin.
  • Act: Dostosowano harmonogramy pracy zespołu wsparcia, aby uwzględnić godziny największego obciążenia.

Wdrożenie nowych narzędzi w firmie

  • Plan: Firma chciała przejść na nowy system CRM, ale zespół obawiał się, że zmiana będzie zbyt skomplikowana. Celem było wdrożenie CRM z minimalnymi zakłóceniami w pracy.
  • Do: Zorganizowano szkolenia dla pracowników, przygotowano proste instrukcje użytkowania i wsparcie techniczne.
  • Check: Po miesiącu zebrano opinie od zespołu – 85% pracowników pozytywnie oceniło nowe narzędzie.
  • Act: Dodano dodatkowe funkcje w CRM na podstawie zgłoszeń od użytkowników i wdrożono cykl PDCA, aby stale doskonalić sposób korzystania z systemu.

cykl-pdca-co-to

Chcesz, żeby cykl PDCA był zautomatyzowany?

Pomożemy Ci!

Kiedy warto (i kiedy nie warto) korzystać z cyklu Deminga?

Warto:

  • Kiedy chcesz wprowadzać trwałe zmiany.
  • Gdy masz czas na analizę i planowanie.
  • W projektach wymagających ciągłego doskonalenia (np. produkcja, usługi).
Nie warto:
  • W sytuacjach kryzysowych, gdy potrzebna jest szybka reakcja.
  • Gdy brakuje danych lub zasobów do analizy.

PDCA w Bitrix24: Jak może Ci pomóc?

Bitrix24 wspiera każdy etap cyklu PDCA:
  • Planowanie: Twórz plany działań, harmonogramy i przydzielaj zadania zespołowi.
  • Realizacja: Monitoruj postęp zadań w czasie rzeczywistym dzięki tablicom Kanban i raportom.
  • Sprawdzanie: Analizuj wyniki z pomocą wskaźników KPI i zautomatyzowanych raportów.
  • Działanie: Wprowadzaj poprawki i automatyzuj procesy na podstawie zebranych danych.

Jeżeli interesuje Cię wdrożenie PDCA w swojej firmie,

Skontaktuj się z nami!

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest cykl PDCA Deminga?

Cykl PDCA (Plan-Do-Check-Act) to metoda ciągłego doskonalenia procesów w organizacji. Jest to prosty, czterostopniowy schemat, który pomaga identyfikować problemy, planować rozwiązania, wdrażać je w życie, analizować efekty i wprowadzać ulepszenia. 

Dzięki swojej uniwersalności cykl Deminga może być stosowany w każdej branży i przy różnego rodzaju projektach, niezależnie od ich skali.

Jakie są etapy cyklu Deminga?

Cykl PDCA składa się z czterech etapów:

  • Planowanie (Plan): Identyfikujesz problemy lub obszary wymagające poprawy i opracowujesz plan działania. To etap, w którym określasz cele i strategie.
  • Realizacja (Do): Wprowadzasz plan w życie, wykonując zaplanowane działania i organizując pracę zespołu.
  • Sprawdzanie (Check): Analizujesz wyniki i porównujesz je z początkowymi założeniami, zbierając dane i wskaźniki.
  • Działanie (Act): Na podstawie analizy wprowadzasz ulepszenia i przygotowujesz proces do kolejnego cyklu, aby nadal doskonalić działania.
Każdy etap jest równie ważny, ponieważ pozwala na systematyczne podejście do zmian i usprawnień.

Kiedy warto korzystać z PDCA?

Warto wykorzystać w sytuacjach, które wymagają:

  • Poprawy jakości procesów lub produktów.
  • Rozwiązywania problemów organizacyjnych.
  • Optymalizacji kosztów i efektywności.
  • Testowania nowych rozwiązań w małej skali przed ich pełnym wdrożeniem.
Na przykład, firmy często stosują PDCA przy wprowadzaniu nowych systemów IT, szkoleniu zespołów czy usprawnianiu logistyki.

Kiedy nie warto korzystać z PDCA?

PDCA nie sprawdzi się w sytuacjach kryzysowych, które wymagają natychmiastowych działań. Jeśli masz do czynienia z awarią systemu, nagłym problemem klienta lub sytuacją, która wymaga szybkiej reakcji, nie będziesz miał czasu na pełny cykl Deminga. 

W takich przypadkach lepiej zastosować metody zarządzania kryzysowego.

Ile czasu zajmuje wdrożenie PDCA?

Czas wdrożenia cyklu PDCA zależy od skali projektu:

  • Drobne zmiany, takie jak optymalizacja jednego procesu, mogą zająć kilka dni lub tygodni.
  • Duże projekty, np. restrukturyzacja działu lub wdrożenie nowego systemu, mogą wymagać miesięcy
Ważne jest, aby każde działanie było dokładnie zaplanowane i przemyślane – wtedy czas poświęcony na PDCA przekłada się na rzeczywiste efekty.

Co daje wdrożenie cyklu Deminga?

Wdrożenie cyklu PDCA przynosi firmie wiele korzyści:


  • Lepszą jakość procesów: Dzięki iteracyjnemu podejściu nieustannie poprawiasz swoje działania.
  • Większą efektywność: Eliminujesz marnotrawstwo i niepotrzebne koszty.
  • Zaangażowanie zespołu: Pracownicy są aktywnie włączani w proces zmian, co buduje ich poczucie odpowiedzialności.
Większą pewność w podejmowaniu decyzji: Działasz na podstawie danych, a nie przypuszczeń.

Jak PDCA wpływa na logistykę?

Cykl PDCA Deminga jest szczególnie przydatny w logistyce, ponieważ umożliwia:

  • Optymalizację tras dostaw, co skraca czas realizacji zamówień i zmniejsza koszty transportu.
  • Lepsze zarządzanie zasobami, takimi jak pojazdy, magazyny czy personel.
  • Minimalizowanie opóźnień i błędów poprzez systematyczne monitorowanie procesów i wprowadzanie poprawek.
  • Poprawę relacji z klientami dzięki zwiększonej terminowości i jakości obsługi.

Czy Bitrix24 wspiera PDCA?

Tak, Bitrix24 oferuje szerokie możliwości wspierania cyklu PDCA na każdym etapie:

  • Planowanie: Dzięki narzędziom do zarządzania projektami i harmonogramami możesz łatwo wyznaczać cele i strategie.
  • Realizacja: Tablice Kanban, listy zadań i przydzielanie odpowiedzialności ułatwiają wdrażanie działań.
  • Sprawdzanie: Moduły analityczne i wskaźniki KPI pozwalają na szczegółową ocenę wyników.
  • Działanie: System umożliwia wprowadzanie poprawek i automatyzację procesów, co ułatwia dalsze doskonalenie.

Jak działa cykl PDCA Deminga w praktyce? 

Aby lepiej zrozumieć PDCA, zobaczmy, jak działa na konkretnych przykładach:

Przykład 1: Redukcja defektów w produkcji

  • Plan: Zidentyfikowanie, że 10% produktów jest uszkodzonych z powodu nieprawidłowej kalibracji maszyn.
  • Do: Wdrożenie nowych procedur kalibracji i przeszkolenie operatorów.
  • Check: Analiza danych – po miesiącu liczba defektów spadła do 5%.
  • Act: Utrwalenie nowych procedur i dalsze monitorowanie wyników.

Przykład 2: Poprawa obsługi klienta w e-commerce

  • Plan: Klienci narzekają na długie odpowiedzi na zapytania. Cel: skrócenie czasu odpowiedzi do 2 godzin.
  • Do: Wprowadzenie czatu na żywo i dedykowanego zespołu wsparcia.
  • Check: Analiza czasu odpowiedzi – 80% zapytań obsługiwanych w 2 godziny.
  • Act: Dalsze doskonalenie procesu, np. automatyczne przypomnienia dla konsultantów.

Jak PDCA może wspierać logistykę?

Cykl PDCA Deminga jest szczególnie przydatny w logistyce, ponieważ pozwala:

  • Optymalizować trasy dostaw.
  • Skracać czas realizacji zamówień.
  • Minimalizować straty związane z magazynowaniem.
  • Wprowadzać lepszą organizację zasobów, takich jak pojazdy czy przestrzeń magazynowa.
Przykład: Firma transportowa wykorzystała PDCA, aby zmniejszyć liczbę spóźnień. W efekcie po kilku cyklach usprawnień ich terminowość wzrosła o 40%.

Masz jakiekolwiek pytania?

Znajdziesz te artykuły na naszym blogu:

autor-artykułu

O autorze

Angelina Shuliak jest specjalistką ds. marketingu w ITrix. Wspólnie z Olą zarządzają działem marketingu niemal od początku istnienia firmy, a jak same mówią, są "dream teamem".

"Dużo się uczymy, testujemy nowe narzędzia i podejścia, a dzięki temu, że sami korzystamy z Bitrix24, piszemy merytoryczne artykuły na ten temat, chociaż czasem korzystamy z wskazówek od działu IT."

Angelina ceni otrzymywanie feedbacku od zespołu, zwłaszcza gdy klienci korzystają z naszych treści i dzielą się swoimi potrzebami. Jest również autorką naszych e-booków, które możesz znaleźć w artykułach na blogu.

Data publikacji: 5 stycznia 2025

Też chciałbyś wdrożyć system kompleksowo i opłacalnie?
Umów się na bezpłatną konsultację!