Metoda SMART - proces wyznaczania celów w firmie

Angelina Shuliak

Właściwe wyznaczanie celów jest ważne na każdym etapie rozwoju biznesu. Skuteczne cele mogą pomóc zespołom w sprecyzowaniu celów, określeniu obszarów do poprawy i stworzeniu udanych kampanii reklamowych. 

Stosując cele SMART w swoich działaniach marketingowych, możesz zwiększyć ogólne przychody firmy i poprawić relacje z klientami, a także, co jest niezwykle istotne, możesz kierować wizją przedsiębiorstwa i motywacją, która ułatwi osiągnięcie sukcesu.

W niniejszym artykule, dowiemy się co oznacza skrót SMART, jakie są przykłady i antyprzykłady wyznaczania i realizacji celów za pomocą tej metody. Pokażemy też, jak wyznaczać cele SMART w Bitrix24.

Co oznacza SMART

SMART (S.M.A.R.T., smart) to system i metodyka wyznaczania celów, w stylu goal-setting, stosowana w zarządzaniu. Stosowana jest w szczególności: w zarządzaniu projektami i w marketingu. Termin ten pochodzi od angielskiego "smart" (przebiegły, sprytny). 

  • Cele SMART to część metody wyznaczania celów, która pozwala na ustrukturyzowanie danych, śledzenie postępów i osiąganie celów.
  • Zadania SMART - sformułowanie konkretnego i mierzalnego celu, ustalenie terminów oraz niezbędnych zasobów i narzędzi.
W fazie wyznaczania celów system SMART pomaga:

  • podsumować wszystkie dostępne informacje, 
  • wyznaczyć rozsądne ramy czasowe, 
  • określić adekwatność zasobów, 
  • zapewnić jasne, precyzyjne, konkretne cele dla wszystkich osób zaangażowanych w proces
W marketingu termin smart został wprowadzony przez Petera Druckera w 1954 roku jako akronim. Każda litera akronimu SMART oznacza kryterium skuteczności wyznaczonych celów. Przyjrzyjmy się bardziej szczegółowo każdemu kryterium celu SMART.

1. S - specific - konkretny

Cel musi spełniać następujący wymóg: musi być precyzyjnie sformułowany, jasny, zrozumiały i jednoznaczny. Konkretność zakłada jednoznaczne interpretacje i rozumienie tego celu przez każdego pracownika.

Często twierdzi się, że jest on formułowany jako odpowiedzi na pytania: kto? co? dlaczego? ile? kiedy?

Jednak powinniśmy zadać bardziej szczegółowe pytania:

  • Jaki rezultat chcę osiągnąć poprzez realizację celu i dlaczego?
  • Kto jest zaangażowany w realizację celu?
  • Czy istnieją jakieś ograniczenia lub dodatkowe warunki, które są niezbędne do osiągnięcia celu?
Już na tym etapie definiuje się oczekiwany rezultat, na podstawie którego zostanie podjęta decyzja, czy cel został osiągnięty, czy też nie. Pamiętaj, że zawsze obowiązuje zasada: jeden cel - jeden wynik. Jeśli podczas wyznaczania celu okaże się, że wymagany jest więcej niż jeden rezultat, to główny cel należy podzielić na kilka podcelów, żeby ułatwić i ustrukturyzować jego osiągnięcie.

2. M - MEASURABLE - MIERZALNY

Mierzalny cel jest określony przez jeden lub więcej jasno określonych wskaźników. W ten sposób ustala się dokładną wartość, którą należy osiągnąć.

Kryteria pomiaru powinny być określone nie tylko dla wyniku końcowego, ale także dla określenia osiągalności wyników pośrednich.

Pytania, które należy zadać, aby sformułować cel:

  • Nad jakimi wskaźnikami trzeba pracować, aby uzyskać wynik?
  • Skąd wiadomo, czy cel został osiągnięty?
  • Jaki wskaźnik wskazywałby, że cel został osiągnięty?
  • Jaką wartość musi mieć wskaźnik, aby można było uznać, że cel został osiągnięty?
Bez tego kryterium trudno będzie Ci określić, na jakim etapie jest projekt.

3. A - achievable, assignable - osiągalny

Cel staje się osiągalny, jeśli odpowiednio oszacowano dostępne zasoby, w tym pracę, czas, materiały, informacje itp. Aby osiągnąć cel, musi być zdolność do jego osiągnięcia, czyli dostępne zasoby (zewnętrzne zarządzane i wewnętrzne).

Osiągalność celu określa się na podstawie własnego doświadczenia, biorąc pod uwagę wszystkie dostępne zasoby i ograniczenia.

Ograniczeniami mogą być: zasoby czasu, inwestycje, zasoby pracy, wiedza i doświadczenie realizatora, dostęp do informacji i zasobów, zdolność do podejmowania decyzji i dźwignia menedżerska realizatora celu.

Pytania, które należy zadać aby ułatwić wyznaczenie celów:

  • Czy osiągnięcie wybranego celu w wyznaczonym czasie jest realne?
  • Czy coś może stanąć na przeszkodzie w realizacji projektu?
  • Czy firma ma wystarczające doświadczenie i zasoby, aby zrealizować pomysł?
  • Czy jesteśmy w stanie osiągnąć wyznaczone cele?

4. R - realistic, relevant - istotny, realny

Realizm celu jest bezpośrednio związany z jego osiągalnością. Aby określić istotność celu, należy zrozumieć, jak dany cel przyczyni się do osiągnięcia globalnych celów strategicznych firmy.

W ustaleniu sensownego celu pomocne będą następujące pytania:

  • Jakie korzyści odniesie firma z osiągnięcia celu?
  • Czy wybrany cel nie jest sprzeczny z innymi celami?
  • Co się stanie, jeśli się nie uda?
  • Czy cel jest spójny ze strategią i misją organizacji?
Jeżeli z realizacji celu nie wynikają żadne korzyści dla firmy jako całości, to cel jest uznawany za bezużyteczny i stanowi marnotrawstwo zasobów firmy.

5. T - time related (time-bound, timely defined) - ograniczony w czasie

Cel SMART musi być określony w czasie, co oznacza, że musi istnieć termin, po przekroczeniu którego cel nie zostanie zrealizowany.

Dzięki ustaleniu limitów czasowych i celów można monitorować proces zarządzania. Cele, które mają konkretne terminy realizacji, pomagają zdefiniować zadania i przygotować plan pracy.

Ramy czasowe powinny być akceptowalne dla osiągnięcia celów (ten punkt związany jest z realizmem i osiągalnością celu).

Długi okres może zastopować realizację celu, ponieważ zespół nie widzi wyników, a sam cel traci na znaczeniu. Pamiętaj, że projekt musi być podzielony na etapy, nawet jeśli niektóre z nich trwają miesiąc.

Pytania:

  • Jak długo trwa osiągnięcie rezultatu?
  • Na ile kroków rozbić cel?
  • Czy są przeszkody z powodu których ramy czasowe mogą ulec modyfikacji?

Jak wyznaczać cele za pomocą SMART? Przykłady i antyprzykłady

Antyprzykład:


Zwiększyć sprzedaż kosmetyków w przedsiębiorstwie do września 2023.

Przykład:

Zwiększyć roczną sprzedaż kosmetyków o 30% do września 2023 roku poprzez utworzenie konta firmowego na TikToku i Instagram. Wykonany cel oznacza: uzyskanie 5 klientów/mies. z TikTok'a i Instagram'a. Osoba odpowiedzialna za publikację treści na TikToku i Instagramie jest Małgorzata Nowak. Monitorowanie postępów realizacji założonego celu odbywa się co miesiąc we wtorek na spotkaniu firmowym.

Antyprzykład:


Otworzyć nowy sklep.

Przykład:

Otworzyć nowy sklep przy ul. Bułgarskiej do lipca 2023 roku, nie przekraczając przy tym budżetu 500 tys. zł.

Antyprzykład:

Zwiększenie współczynnika konwersji leadów.

Przykład:

Zwiększyć współczynnik konwersji o 15% w okresie od września do grudnia 2022 roku, poprzez wdrożenie systemu Bitrix24 CRM oraz znalezienie słabych miejsc w lejku sprzedażowym i ich poprawę.

Jak działa SMART w Bitrix24

W wyznaczaniu celów w Bitrix24 przyda się sekcja "Zadania i Projekty". Pokażemy jak ustalić zadanie za pomocą metody SMART w Bitrix24 oraz co przyda się podczas codziennej pracy z programem.

1 Krok: Wchodzimy w zakładkę "Zadania i Projekty" w Bitrix24
2 Krok: Klikamy przycisk "Nowe zadanie"
3 Krok: Wpisujemy nazwę celu w tytule zadania
4 Krok: W opisie zadania opisujemy szczegółowo sformułowany cel SMART zgodnie z koncepcją.
5 Krok: Wybieramy osobę odpowiedzialną 

(System domyślnie wyznacza jako osobę odpowiedzialną tą, która stworzyła dane zadanie). Jeśli chcesz zmienić osobę odpowiedzialną zobacz jak to zrobić poniżej.

Jeśli chcesz dodać więcej pracowników, którzy odpowiadają za to zadanie, kliknij "Dodaj więcej" i wybierz wszystkie inne osoby, których potrzebujesz do wykonania zadania.


6 Krok: W polu "Termin ostateczny" wpisz datę końcową celu
7 Krok: Zapisz zadanie

Chcesz poznać więcej ciekawych funkcji w Bitrix24?