Branża budowlana w Bitrix24? - Poznaj Case Study AceInvest'a

Jakub Fedoszczak

Poznaj naszego klienta:

Poznaj AceInvest, czyli firmę budowlaną, która zajmuje się nawierzchniami różnego rodzaju. Nie jest im straszne boisko sportowe, hala sportowa, czy innego rodzaju przestrzeń użytkowa! Kuba jest osobą, która ceni sobie swój czas. Zależało mu na tym, aby jak największa liczba procesów odbywała się automatycznie i w szybkim tempie, bez jego udziału.

Zatrudnienie: 5+

Branża: budowlana (nawierzchnie)

Wersja Bitrix24: Standard

AceInvest

Problemy AceInvest => Rozwiązania ITrix'a!

Stan i problemy przed rewolucją ITrix'ową :) 

Kuba zgłosił się do nas z informacją, że chciałby wdrożyć u siebie Bitrix24.
CEL: przy obecny kosztach optymalizacja i automatyzacja jest niezbędna. 

Po krótkiej analizie po naszej stronie, stwierdziliśmy, że wdrożenie naszych rozwiązań spowoduje zaprzestanie chaosu w firmie i pozwoli zaoszczędzić mnóstwo czasu, a co za tym idzie - pieniędzy.

Problemy:

  1. Długie i monotonne uzupełnianie dokumentów, w tym umów.
  2. Brak jednego miejsca, w którym byłyby łatwo dostępne informacje nt. inwestycji.
  3. Problem z dynamicznym delegowaniem nowych zadań dla pracowników.
  4. Brak szybkiej i łatwej kontroli nad aktualnym stanem danej inwestycji.

Rozwiązania, które załatały wszystkie problemy!

Po tym, jak szczegółowo zbadaliśmy powyższe problemy, założyliśmy rozwiązania, które przyspieszą pracę i pozwolą zaoszczędzić mnóstwo czasu,
a co za tym idzie - i pieniędzy.

A oto nasze rozwiązania:

  1. Automatyczne generowanie dokumentów (w tym umów). Koniec z papierkową robotą!
  2. Podział procesów w firmie na lejki w CRM'ie z dedykowanymi automatyzacjami.
  3. Automatyczne delegowanie zadań przez system na podstawie procesu.
  4. Każda inwestycja będzie zawierała własną historię i stan aktualny inwestycji. 5 sekund i wiesz!

Dokładnie tego mi potrzeba! 

W takim razie pozwól, że wdrożymy to u Ciebie. Porozmawiajmy!

Końcowe efekty - nasze rozwiązania!

To koniec z papierkową robotą!

Wszystkie umowy i oferty od teraz są w rękach systemu! Zadbaliśmy o to, aby Bitrix24 sam generował na podstawie informacji z inwestycji wszystkie dokumenty.

Umowa z tabelkami dot. wyboru produktu, ceny? - To nam nie straszne!

Gdy konfigurujemy system automatycznej dokumentacji, możemy zaciągać wszystkie informacje, co pozwala nam na uzupełnianie dokumentów takimi danymi jak np.:

  • Nazwa
  • Cena
  • Produkty inwestycji
  • Osoba odpowiedzialna i dane kontaktowe
  • Nazwa firmy, NIP, REGON i wiele więcej!

Lejki, które zastąpią wszystkie procesy w firmie i je zautomatyzują

Po rozmowie z Kubą, ustaliliśmy, że podzielimy pracę firmy na poszczególne procesy. Tak wyglądał podział:

  • Dział ofert (automatyczne generowanie ofert, umów)
  • Dział projektowania (projektowanie przy pomocy robotów)
  • Dział przetargów (kontroluj przetarg, nie zapomnij o terminach)
  • Dział realizacji (proces, który zadba o każdy szczegół podczas realizacji)
  • Dział konserwacji (już nigdy nie zapomnisz o konserwacji, Bitrix24 przypomni!)

Żeby tego było mało, dobrze wiedzieliśmy że te działy współpracują. Właśnie dlatego zadbaliśmy o to, aby przechodzenie pomiędzy nimi odbywało się również automatycznie za pomocą tuneli!

Nie masz czasu zadbać o delegowanie zadań? Nie martw się! Bitrix24 zrobi to za ciebie.

Dobrze wiedzieliśmy, że aby proces był efektywny, to musi się on odbywać z jak najmniejszym udziałem szefa i osób z zewnątrz.

Dlatego też, każdy z lejków został przez nas wyposażony w automatyczny system przyznawania zadań odpowiednim osobom w odpowiednim czasie.

Kontroluj to, jak idą prace!

Aby firma mogła się rozwijać, musimy mieć możliwość kontrolowania tego, czy aby na pewno wszystko idzie po naszej myśli i czy mamy środki na dalszy rozwój.

Ale to też nie straszne naszym rozwiązaniom! Od teraz każda inwestycja jest naznaczona etapem na którym przebywa i historią działań wraz z zakończonymi zadaniami, połączeniami i wiadomościami e-mail.

Podsumujmy efekty współpracy!

Porozmawiajmy o pieniądzach!

Ile czasu i pieniędzy zaoszczędzi ACEINVEST dzięki nam?

Zawsze staramy się przeliczyć wdrożenie na zysk. Dokonajmy małej analizy czasu:

  1. Zaoszczędzony czas na poszczególnych lejkach dla jednej inwestycji:

    1. Dział projektowania - delegacja zadań (20 minut) + spisanie produktów (30 minut) + połączenia i historia działań (10 minut) = 1 godzina
    2. Dział ofertowania - papierkowa robota (1.5 godziny) + komunikacja z podmiotami (30 minut) = 2 godziny
    3. Dział przetargów - pilnowanie terminów (30 minut) + komunikacja z podmiotami (15 minut) + delegacja zadań (20 minut) = ok. 1 godzina
    4. Dział realizacji - obsługa skomplikowanych przypadków (1 godzina) + przechowywanie i segregacja danych (30 minut) + usystematyzowanie prac (20 minut) = ok. 2 godziny

  2. Dla jednej inwestycji zaoszczędzimy 6 godzin pracy. A dla 10 inwestycji - 60 godzin pracy.

  3. Załóżmy, że godzina pracy to dla nas koszt 40 zł, a czas prowadzenia inwestycji to ok. 60 godzin. Dla jednej inwestycji to oszczędność rzędu 2400zł, a dla 10 inwestycji - 24 000 zł!

  4. Załóżmy teraz, że miesięcznie zamykamy dwie inwestycje, czyli zaoszczędzimy 48 000 zł każdego miesiąca! Oczywiście kwota może się różnić w zależności od wielu czynników.

WYNIK miesięczny: 48 000 zł 

48 000zł miesięcznie


5 procesów

które od teraz pomagają w realizacji kolejnych etapów działania

6h pracy

oszczędności Dla każdej
inwestycji

Auto. gen. dokumentów

Nieźle!

Chętnie dowiem się, jak zaoszczędzić wprowadzając automatyzację w swojej firmie!