Działający system CRM dostosowany do Twoich potrzeb w mniej niż 24h?  -Poznaj  case study Fastsite.pl

Jarosław Kałasz

Poznaj naszego klienta:

Poznajcie FASTSITE, polski software house. Jak sami o sobie piszą "FASTSITE to zespół astronautów, marzących o podboju internetowego kosmosu"! Dla swoich klientów tworzą strony internetowe, które osiągają konkretne biznesowe cele, aplikacje webowe i inne projekty internetowe*

*projekty ściśle tajne, no w końcu chcą podbić kosmos :)

Zatrudnienie: 5+

Branża: IT / software house

Wersja Bitrix24: Basic

Scandal

Problemy FASTSITE => Rozwiązania ITrix:

Główny problem: 

Ignacy jeden z współzałożycieli FASTSITE zgłosił się do nas z bardzo konkretną potrzebą:

"Potrzebuję systemu, w którym będę widział, ile projektów jest na poszczególnych etapach ich realizacji i ile oferowanych roboczogodzin znajduje się obecnie na każdym etapie lejka sprzedażowego". Jest to ważne z perspektywy firmy, do optymalizacji pracy i pełnym wykorzystaniu potencjału jaki mają. 


Po krótkiej rozmowie rozłożyliśmy potrzebę na konkretne funkcjonalności w Bitrix24:

  • Widok kart deala z konkretnymi polami np. planowana liczba godzin
  • Możliwość szybkiego dodawania nowych leadów
  • Dostęp do raportów w czasie rzeczywistym z najważniejszymi informacjami 

Po krótkiej, około 20 minutowej rozmowie byliśmy gotowi, żeby zabrać się do przygotowania wersji testowej dla FASTSITE. Warto dodać, że Ignacy przed rozmową z nami na własną rękę testował różne systemy między innymi HubSpot CRM, TeamWork CRM. Jednak te programy nie spełniły jego oczekiwań.

Czy nam to się udało? O efektach przeczytasz poniżej :) 

Dokładnie tego mi potrzeba! 

Dobrze się składa, bo my wiemy jak to zrobić. Porozmawiajmy:

Nasze rozwiązania: 

Dobry system jest, jak dobry garnitur! 

Musi być uszyty na wymiar

Na początku określiliśmy jakie pola są najważniejsze z perspektywy klienta. Następnie stworzyliśmy dedykowane pola. Kilka przykładowych: 

  • Planowana liczba godzin
  • Stawka godzinowa
  • Koszt w projekcie
Dodatkowo dostawaliśmy widok karty deal z najważniejszymi informacjami. Dzięki czemu mamy dostęp do kluczowych informacji, bez wchodzenia w konkretny przypadek. Oszczędza to czas podczas szybkiej analizy. Okej, to marynarka od garnituru uszyta! Sprawdźmy co mamy dalej! :) 

Szybkie dodawanie SZANSY SPRZEDAŻOWEJ? yes, please!

Możliwości Bitrix24 pozwalają dostosować pola, które należy uzupełnić podczas tworzenia nowego deal. Dzięki temu możemy wybrać tylko te informacje, które są dla nas kluczowe., co pozwoli zaoszczędzić czas na dodawaniu nowych projektów.

Oczywiście zawsze jesteśmy za automatycznym tworzeniem dealów:

  • formularze bitrix24
  • integracje z pocztą email
  • telefonie bitrix24
Wiemy, że nie zawsze jest taka możliwość np. gdy klient jest z rekomendacji. Dlatego ważne jest, żeby dodawanie nowego deal było łatwe proste i przyjemne. W tym przypadku średni czas dodawania nowego projektu to od 15 do 70 sekund. W zależności od ilości informacji na start i szybkości pisania na klawiaturze! 

Raporty to zło? Nie z bitrix24!

Ignacy na pierwszym spotkaniu jasno określił, że chce mieć dostęp 'od ręki' do raportów na podstawie których będzie mógł analizować projekty. Stworzyliśmy (lub może bardziej 'uszyliśmy', trzymając się motywu krawieckiego) dedykowane raporty, wykorzystaliśmy do tego raport wizard, który jest wbudowanym narzędziem w Bitrix24 i pozwala tworzyć dowolne raporty na podstawie danych z systemu. Co możemy sprawdzić?:

  • deale z konkretnego etapu
  • kto i ile ma zaplanowanych projektów w danym czasie
  • jaka będzie zajętość czasu w najbliższym miesiącu 

Mamy to! Raport uszyty i dopasowany niczym najlepszy garnitur, ale czy to już koniec? 

Menu jak na zamówienie 

Kolejnym elementem, które zostało 'uszyte na wymiar' jest menu boczne. Ponieważ FASTSITE jasno określiło z jakich funkcji chce korzystać. Dla zwiększenia czytelności wszystkie pozostałe opcje zostały 'ukryte'. W ich miejsce powstały 2 dedykowane pola: 

  • projekty
  • Raport: Projekty z podziałem na godziny 
Takie rozwiązanie pozwala na dostosowanie Bitrix24 do swoich potrzeb. Sami widzicie, że podobieństwo do szycia garnituru jest właściwe :) 

Automatyczne liczenie zysku z projektu

Lubimy przekraczać oczekiwania naszych klientów. Bazując na naszym doświadczeniu zaproponowaliśmy automatyczne liczenie zysku projektu. Pozwoli to na bardzo szybką weryfikację czy projekt jest po prostu zyskowny.

Dokonaliśmy kilku reguł automatyzacji, czego efektem jest automatyczne liczenie kosztów operacyjny, a następnie zysk całego projektu. Nikt z nas nie chce realizować projektów które powodują stratę. System od razu nas o tym poinformuje.  To jest detal, który robi duzą różnice! Tak samo jak z garniturami, to dodatki tworzą całość kreacji :) 

Podsumujmy efekty współpracy:

Porozmawiajmy o pieniądzach!

Ile FASTSITE zarobi na automatyzacji każdego miesiąca?

Zawsze staramy się przeliczyć wdrożenie na zysk. Dokonajmy małej analizy: 

1. Zaoszczędzony czas właścieli na analizę projketów: 1600 zł= 8h*200 zł (licząc stawkę w IT) 

2. Optymalizacja zasobów HR - 1 dodatkowy projekt: 8000 zł 

3. Analityka nieopłacalnych projektów - redukcja projektów o niskiej marży: 3000 zł 

4. Sprawny proces w firmie: bezcenne :) 

WYNIK Miesieczny: 12 600 zł 

12 600 zł miesięcznie 


24h

od momentu pierwszej rozmowy, do działającej wersji testowej! 

System szyty na miarę!

Raporty i analityka

Nieźle!

Chętnie dowiem się, jak zaoszczędzić wprowadzając automatyzację w swojej firmie: