Wprowadzenie do zadań w Bitrix24

Jakub Michał Fedoszczak

Chcesz zwiększyć produktywność swojej firmy? Idealnym sposobem na to, jest stosowanie się do zasad, które przygotowaliśmy dla Ciebie w tym artykule! 

Dowiedz się, jak Bitrix24 pozwala na zarządzanie zadaniami i ułatwia Tobie oraz Twoim współpracownikom codzienną pracę w firmie.

Czym są zadania i jak mogą Ci pomóc?

To, czym są zadania chyba wie każdy z nas, ale czy aby na pewno zdajemy sobie sprawę z tego, co możemy zyskać znając odpowiednie sposoby zarządzania nimi? 
Korzystając z zadań, możesz zarządzać ludźmi, a tak naprawdę to ich pracą. 

Odpowiednie delegowanie zadań pomoże zaoszczędzić Ci czas, a co za tym idzie - dużo pieniędzy. Tak się składa, że Bitrix24 został stworzony do zarządzania ludźmi za pomocą zadań. Przechodząc przez kolejne rozdziały, dowiesz się, ile możesz zrobić za pomocą tego narzędzia.

Dodawanie zadań

Gdy wejdziemy w zakładkę “Zadania” ujrzymy stronę, na której najprawdopodobniej jeszcze nic nie, natomiast aby to zmienić, musimy dodać nowe zadanie. Istnieją dwa sposoby dodawania zadań:

  1. Plusik przy zakładce “Zadania”.
  2. Przycisk “Nowe zadanie”.

Trzy zasady dobrego zadania -

co, kto i do kiedy?

Pamiętaj, dodając zadanie istotne jest aby określić trzy najważniejsze elementy:

  1. Co ma zostać wykonane?
  2. Kto ma wykonać dane zadanie?
  3. Do kiedy ma zostać wykonane?
Bez tego żadne zadanie nie będzie wykonane właściwie.

Super moce zadań - funkcjonalności

W tym dziale przejdziemy sobie przez interfejs okienka do dodawania zadań. Opiszę tutaj po krótce każdą funkcję.

  1. Pole “Rzeczy do zrobienia” - tutaj wpisujemy w skrócie co trzeba zrobić. Postaraj się to jak najbardziej doprecyzować.
  2. Duże białe pole - tutaj wpisujesz opis zadania.
  3. Osoba odpowiedzialna - domyślnie osobą odpowiedzialną za zadanie jest zgłaszający - czyli ty, ale zawsze możesz zmienić to, kto ma wykonać dane zadanie.
  4. Termin ostateczny - jest to moment do którego dane zadanie powinno być wykonane.
  5. Planowanie czasu - możesz określić od kiedy, jak długo i do kiedy mniej więcej zadanie ma zostać wykonane.


Opcje:

  1. Pomiń weekendy i dni wolne - pomija w kalendarzu dni wolne od pracy (w tym weekendy)
  2. Sprawdź zadanie po zakończeniu - wymaga po zakończeniu zadania przez wykonującego, sprawdzenia przez zgłaszającego
  3. Wymagaj podsumowania statusu zadania - zadanie może zostać zakończone dopiero wtedy, kiedy zostanie do niego dołączone sprawozdanie.


Zakładka więcej:

  1. Projekt - dołącz zadanie do konkretnego projektu
  2. Reszta funkcji - można się domyślić.
Oprócz tego, możesz dodać w zadaniu listę kontrolną. Po dodaniu zadania znajdziesz taki napis pod opisem zadania ("+ Dodaj listę kontrolną"). Dzięki temu będziesz mógł rozbić sobie główne zadanie na kilka mniejszych.


Szablony zadań, czyli jak ułatwić sobie życie.

Jeżeli mamy swoją ulubioną konfigurację tworzenia zadań, to możemy zapisać ją sobie w postaci szablonu. Pozwala to na szybki powrót do danego ustawienia w przyszłości. Jeżeli np. prawnicy zawsze wymagają od siebie podsumowania przed zakończeniem zadania, to mogą korzystać z szablonu z domyślnie włączoną funkcją czekania na podsumowanie.

Aby to zrobić, musisz przed dodaniem zadania zaznaczyć w prawym dolnym rogu pole “Zapisz jako szablon”.
W momencie gdy będziesz chciał skorzystać z takiego szablonu wystarczy kliknąć w strzałkę obok przycisku “Nowe zadanie” i wybrać szablon.


Stany zadań

Zadania mają kilka stanów pracy:

  1. Brak pracy - tuż po utworzeniu.
  2. W trakcie - po kliknięciu w zadaniu przycisku “uruchomienie”.
  3. Wstrzymane - po kliknięciu w zadaniu przycisku “Wstrzymaj”
  4. Zakończone - po kliknięciu w zadaniu przycisku “Koniec”.
  5. Zakończone, ale czeka na potwierdzenie przez zgłaszającego - po kliknięciu w zadaniu przycisku “Koniec”, ale z włączoną opcją “sprawdź zadanie po zakończeniu”.


Strona zadań - widoki, filtry i skróty

Oprócz samych zadań, na stronie zadań mamy wiele innych przycisków. Zacznijmy od wyszukiwarki.

Wyszukiwarka - dzięki niej możesz wyszukać zadania na podstawie filtrowania, ale także frazy. Możemy korzystać z już gotowych filtrów, lub tworzyć własne.

Poniżej mamy szary pasek, w którym mamy takie opcje jak:

  1. Lista - wyświetli zadania w formie listy.
  2. Termin - wyświetli zadania w kolumnach adekwatnych do ich terminów.
  3. Terminarz - pozwala ci samemu w formie kolumn rozplanować zadania.
  4. Kalendarz - wyświetla zadania w formie zaznaczeń na kalendarzu.


Wykres Gantta

Wykres Gantta to wyjątkowy widok zadań, gdyż pozwala nam na dokładne zarządzanie czasem rozwoju zadań na osi czasu.

Dzięki niemu możemy również zarządzać opóźnieniem w realizacji i np. zwizualizować to, jak jedno opóźnienie przesuwa cały rozwój produktu.

Chcesz poznać więcej ciekawych funkcji