Rejestrowanie czasu pracy

Szymon Strzałkowski

Chcesz wiedzieć co Twoi pracownicy robią w ciągu dnia? Od teraz nie musisz zaglądać na ich monitory zza pleców!
Rozwiązania przedstawione w tym artykule pozwolą Tobie robić to pijąc kawę przy swoim biurku.
Zobacz jak działa zarządzanie czasem pracy, którego każdy twój pracownik powinien używać!

Jak funkcjonuje mój pracownik? Czy działa na 100% swoich umiejętności?

Wspólnym mianownikiem sukcesu jest praca ”. - John D. Rockefeller

Artykuł zaczynam cytatem od Rockefellera ponieważ, gdy obserwujesz rozwój swojej firmy to widzisz jak wiele zbudowałeś na przestrzeni lat. Czy patrząc na to wszystko, co powstało mógłbyś to określić jako łut szczęścia? Czy prędzej zasługą Twojego sukcesu była ciężka praca?

Jako że system Bitrix24 jest wirtualną przestrzenią dla Twojej firmy, masz możliwość obserwacji postępów pracownika, podczas gdy on wykonuje zlecone mu zadania. Zarządzanie czasem pracy Bitrix24 pozwala pracownikom rejestrować czas poświęcony na wykonanie danego zadania. Ale jak to wszystko zrobić? Sprawdźmy!

Rejestrowanie godzin pracy

Twój pracownik może rozpoczynać dzień w pracy z poziomu dwóch urządzeń: telefonu lub komputera. Jako przełożony, możesz zdecydować czy pozwalasz pracownikom na rozpoczynanie dnia pracy z obu urządzeń, czy ograniczasz tę możliwość do jednego. Dzięki temu, żaden pracownik nie będzie mógł nadużywać tej funkcji rejestrując się z telefonu, np. w drodze do pracy.

Gdy pracownik dotrze do pracy, może w bardzo łatwy sposób rozpocząć nowy dzień pracy. Wystarczy spojrzeć na górne menu w Bitrix i kliknąć w zegar, a następnie Start, aby rozpocząć swój dzień roboczy.

czas na przerwę! :)

Twójpracownik może zrobić sobie przerwę, a system automatycznie uwzględni ten fakt podczas podsumowania dnia pracy.

Ten prosty fakt może ci posłużyć w celu wykrycia pracowników, którzy chodzą na przerwy dłuższe niż powinni. Po powrocie pracownik wciska Kontynuuj i oznacza to rozpoczęcie dalszej pracy.

Obok opcji Przerwa istnieje również przycisk Wyrejestruj, który służy do zarejestrowania końca dnia roboczego.

A jak to działa na telefonie?

Korzystając z aplikacji Bitrix24 na telefon po wejściu w zakładkę Menu pojawi się opcja Zarządzanie czasem pracy, a w niej dokładnie takie same opcje jak te omówione powyżej.

Rejestracja zadań

Ważnym aspektem monitorowania wydajności pracowników jest obserwacja stanu zadań, które są im zlecane. Dane te możemy uzyskać dzięki zakładce czas wykonania danego zadania.
Pracownik wykonujący zadanie z zaznaczoną opcją Śledzenie czasu zadania, może przed rozpoczęciem pracy nad nim, uruchomić opcją Rozpocznij śledzenie czasu, a system automatycznie doda takie zadanie do dnia pracy oraz to ile czasu zajęło pracownikowi jego wykonanie.


A jeżeli pracownik otrzymuje zadanie w czasie dnia roboczego może bardzo szybko dodać zadanie poprzez pole Wprowadź nowe zadanie i wciskając +. (Uwaga! Zadanie utworzone posiada tylko tytuł więc jeżeli potrzebujesz opis zadania musisz wejść w zadanie kliknąć Edytuj i je skonfigurować)

Dodatkowo warto dodać że pracownik ręcznie może dodać zadanie do listy Dzisiejsze zadania klikając Wybierz z listy.


Wydarzenia

Gdy twój pracownik będzie miał zaplanowane wydarzenie w kalendarzu np. Spotkanie z klientem, to system automatycznie doda je do zakładki Wydarzenia z konkretnymi godzinami.
W przypadku wystąpienia jakiegoś nagłego wydarzenia pracownik może dodać ręcznie informacje o nim podając godzinę rozpoczęcia i zakończenia, a następnie klikając +.
(Uwaga! Pracownik po dodaniu wydarzenia powinien je ręcznie skonfigurować w celu podania pozostałych informacji)
(Uwaga! X2 opcja poza biurem ustawia pracownikowi nieobecność w grafiku nieobecności w podanych godzinach)

Mój pracownik zapomniał się wyrejestrować, co zrobić?

Jeżeli pracownik danego dnia zapomni się wyrejestrować, konieczne będzie ręczne ustalenie czasu pracy i zatwierdzenie opisanego powodu przez przełożonego.
Do korekcji dnia pracy możemy skorzystać z dwóch opcji:

  • Przycisk Zmiana godziny wyrejestrowania
  • Lub w górnym prawym rogu, przy wyświetlanym czasie pracy, klikamy w ołówek, poprawiamy nasz błąd i podajemy przełożonemu powód zmiany przy czym przełożony musi zatwierdzić lub odrzucić zmianę.
Dodatkowo warto dodać że pracownik ręcznie może dodać zadanie do listy Dzisiejsze zadania klikając Wybierz z listy.


Chcesz poznać więcej ciekawych funkcji w Bitrix24?