Konfiguracja poczty w Bitrix24

Jakub Michał Fedoszczak

Koniec z ciągłym rozpraszaniem się z powodu niekończącego przełączania się pomiędzy systemami! 

W tym artykule dowiesz się, jak połączyć Bitrix24 ze swoją prywatną pocztą by stać się jeszcze produktywniejszym!

Początki w systemie i wybranie serwisu

Po wejściu w lewym menu w zakładkę “Poczta”, ujrzysz małe okienko. Mamy tutaj do wyboru serwis, na którym spoczywa nasza poczta. 

Jeżeli nie widzisz Twojego serwisu lub hostujesz pocztę na swoim serwerze, skorzystaj z opcji IMAP.

Omówienie dodawania poczty

WSZYSTKIE WIDOCZNE SERWISY

Po kliknięciu na interesujący nas kafelek, serwis na samej górze poprosi o uwierzytelnienie, a następnie sam poprowadzi nas za rękę. 

Konfiguracja poczty jest bardzo łatwa i szybka, w związku z czym, wystarczy, że będziemy podążać zgodnie z instrukcją Bitrix24.

IMAP

IMAP (czyli Internet Message Access Protocol, który po przełożeniu na polski oznacza: Protokół dostępu do wiadomości internetowych) to uniwersalny protokół, który umożliwi nam połączenie się z dowolnym serwerem obsługującym pocztę.

Po wybraniu opcji IMAP, zobaczymy pola, dzięki którym będziemy mogli połączyć się z naszą rzeczywistą pocztą.

Wpisujemy interesujący nas adres e-mail, adres serwera IMAP (który znajdziesz u dostawcy poczty/na serwerze, jest to kwestia indywidualna), port (domyślne dla IMAP’a to albo 993, albo 143) oraz login i hasło.

Proszę pamiętaj, aby zaznaczyć użycie protokołu SSL, ochroni to twoje dane przed kradzieżą w internecie!

Konfiguracja poczty w Bitrix24

Pierwsze pole tuż po autoryzacji serwisu, z którego korzystamy do obsługi poczty to “Pobierz wiadomości z tydzień”.

My zalecamy zmienienie opcji wyświetlania wiadomości z tygodnia, na miesiąc. Pozwoli Tobie to na większy wgląd w wiadomości i rzadsze zaglądanie do oryginalnej poczty.

Następną rzeczą, którą skonfigurujemy będzie SMTP (przy okazji, SMTP to inaczej Simple Mail Transfer Protocol, przełożone na polski: Prosty protokół przesyłania poczty). Dzięki niemu, twoje wiadomości, które będzie wysyłał za Ciebie Bitrix (lub ty sam) nie trafi do SPAM’u.

Tutaj dane również musisz zaciągnąć informacji od swojego dostawcy/serwera (adres, port (domyślnie 587), login i hasło).

Integracja CRM

Integracje CRM pozwalają nam na łączenie naszej poczty z CRM’em. Dzięki nim możemy np. zdobywać i procesować nowych klientów poprzez Bitrix’a (na podstawie nowych wiadomości), a także otwierać Leady i tworzyć kontakty.

Jest to temat dużo bardziej rozbudowany, który poruszymy w dalszej części rozwoju Twojego Bitrix’a.

Dostęp do skrzynki pocztowej

Nasza skrzynka pocztowa nie musi wcale służyć tylko nam!

Jeżeli jest to poczta firmowa, która służy całemu działowi (np. technologiczny dział np. potrzebuje dostępu do poczty support@testfirma1234sdap.com), to możemy mu ją udostępnić.

Wystarczy wybrać osoby lub dział, któremu ta poczta ma służyć.

Konfiguracja folderów poczty

Może być tak, że Twoja poczta ma więcej niż jeden folder główny. Możesz ustawić sobie w niej różne filtry, które sortują mail’e do innych katalogów.

Bitrix teraz chce, abyś podjął decyzję, które z Twoich katalogów, mają być w poczcie Bitrix’owej. Może być to być np. katalog, w którym trzymasz korespondencję z klientami.

Klikając “Select all” zezwalamy na dostęp do wszystkich mail’ów, które trafiają do Twojej skrzynki. Możesz to odznaczyć i wybrać wyłącznie interesujące Ciebie pozycje.

Poniżej folderów, masz jeszcze trzy pozycje. Dzięki nim, możesz zarządzać ruchem twojej skrzynki.

  1. Pierwsza mówi o tym, gdzie mają lądować wysłane e-mail’e (możesz wybrać dedykowany folder, klikając w “not specified”)
  2. Druga opcja z kolei warunkuje to, gdzie trafiają mail’e, które zostaną przez Ciebie usunięte.
  3. Trzecia przeniesie SPAM w wybrany przez Ciebie folder.


Poruszanie się po skrzynce pocztowej

I to tyle! It works! Od teraz cała korespondencja (lub wyłącznie ta wybrana przez Ciebie na etapie konfiguracji folderów) trafi do skonfigurowanej poczty.

  • Jeżeli chciałbyś zmienić ustawienia, to taką możliwość znajdziesz klikając tę w zębatkę.
  • Nową wiadomość napiszesz klikając w duży zielony przycisk “Nowa wiadomość”.
I to tyle! Twoja poczta jest zintegrowana z Bitrix24!

Dowiedz się jak zaoszczędzić czas i zwiększyć zyski!