Jak przygotować się do wdrożenia Bitrix24?  

Jarosław Kałasz

Ten artykuł powstał na bazie naszych doświadczeń podczas wdrożeń z Bitrix24. Podzielimy się praktycznymi wskazówkami, które spowodują, że wdrożenie systemu będzie przyjemne i skuteczne, a o to przecież chodzi! :) 

Zatem bez zbędnego wstępu, zaczynamy! 

Krok 1: Czarodziejska różdżka na problemy w firmie?

Ty sam znasz swoją firmę najlepiej! Wiesz co działa, a co należałoby poprawić. W pierwszym kroku skup się właśnie na tym 'co nie działa'. Na konsultacjach z klientami zadajemy pytanie "Gdybyś miał/a czarodziejską różdżkę, która naprawi/usprawni jedną rzecz w twoje firmie. Co to by było?  Inne pytania pomocnicze to: 

  • Jakie działania / procesy zajmują w firmie najwięcej czasu?
  • Jakie zadania w firmie 'uciekają' ?
  • Jak (nie)działa komunikacja w firmie?
To są przykładowe pytanie, od których warto zacząć. Nie musisz znać rozwiania na nie, to zostaw już specjalistom. Ten etap porównałbym do wizyty u lekarza. Pacjent przychodzi do lekarza i opisuje go co boli (patrz pytania powyżej), następnie lekarz przeprowadza wywiad/badania (konsultacja) i następnie przechodzi do leczenia (wdrożenia). Takie przygotowanie będzie pierwszym krokiem do skutecznego wdrożenia Bitrix24! :) 

Krok 2: Porozmawiaj z ludźmi w firmie

Każdy system jest tak dobry, jak osoby z niego korzystające! Pamiętaj, człowiek jest najważniejszy w procesie wdrożenia, dlatego po prostu, zadaj swojemu zespołowi pytania z kroku 1! :)Twoja perspektywa może(prawie na pewno) być inna niż pozostałych osób w firmie. System Bitrix24 ma służyć całej organizacji, dlatego ważne jest aby od początku każdy mógł powiedzieć o swoich obserwacjach, uwagach i pomysłach. Często są to najcenniejsze informacje, określane mianem 'złoto!' :) 

Musisz też wiedzieć, że ludzie często mają obawy przed zmianami i nowymi systemami. Jest to zupełnie normalne, warto podczas takiej rozmowy pamiętać o przedstawieniu celu rozmowy np. "Słuchajcie, wiemy że nie wszystko w naszej firmie jest idealne. Dlatego chcemy to usprawnić i wam pomóc w codziennej pracy. Wasze obserwacje i zdanie jest dla nas ważne, dlatego chcemy was zapytać o.... patrz krok 1"

Krok 3: Czy można wdrożyć Bitrix24 samodzielnie?

Można, ale czy warto? Być może znasz różnicę między ceną, a kosztem, jeżeli nie to szybko przybliżę oba pojęcia. Cena jest to za co płacisz tu i teraz np. zakup licencji, a koszt jest to realny wydatek uwzględniający np. czas pracy samodzielnego wdrożenia. Klienci czasami pytają nas, czy można wdrożyć Bitrix24 samodzielnie. Jest to możliwe, ale trzeba pamiętać o tym, że Bitrix24 jest ogromnym system z wieloma możliwościami. Co ma mnóstwo plusów, ale też jeden minus. Jego skuteczne wdrożenie wymaga wiedzy i doświadczenia. 

Owszem widziałem samodzielne wdrożenia Bitrix24, ale czy warto? Myślę, że najlepszą odpowiedzią jest zacytowanie słów jednego z naszych klientów po konsultacji: 

"Jarek, wdrożyłem sam bitrixa, bo myślałem, że będzie taniej. Spędziłem nad tym mnóstwo godzin, które mogłem przeznaczyć na rozwój firmy. A po dzisiejszej konsultacji z Tobą, uświadomiłem sobie, że wykorzystuję z 10% jego możliwości..." 

Nikt z nas nie jest ekspertem od wszystkiego i to jest całkowicie normalne. Trzymając się przykładu z medycyny: Jak idziemy do lekarza, to w celu naprawy naszego zdrowia, żaden z pacjentów nie przeprowadza samodzielnie operacji, tylko zostawia to specjalistom. Tak samo jest z wdrożeniem Bitrix24. 

Porozmawiaj z ekspertem i oceń czy warto: 

Krok 4: Określ cele wdrożenia 

Znasz już wstępnie problemy, teraz należy określić cele wdrożenia. Czyli po prostu co chcemy uzyskać poprzez wdrożenie Bitrix24. Na tym etapie często nieocenionym wsparciem jest partner Bitrix24, który na podstawie określony problemów, pomaga określić cele . Porównałbym to do takie planu leczenia. Nikt nie przychodzi do lekarza z swoim gotowym planem, ale cel wizyty jest znany np. żeby plecy nie bolały. Tak samo jest z wdrożeniem systemu. :)  

Pytania pomocnicze: 

  • Jak chcę, żeby dany proces działał 
  • Co chce osiągnąć przez wdrożenie Bitrix24

Przykłady celów: 

  • chce dokładnie wiedzieć ile czasu zajmuje proces sprzedaży z poszczególnych kanałów np. fb/telefon
  • chce mieć dostęp 'na żywo' do danych sprzedażowych i widzieć aktualną sprzedaż
  • chce znać powody dlaczego przegrywamy leady i mieć dane analityczne z tych przegranych
  • chce usprawnić komunikację w firmie poprzez wyeliminowanie wysyłania maili w opcji DW 
Cel powinien odpowiadać na problemy z kroku 1 i 2.

Krok 5: Dobry plan działania! 

Ostatnim krokiem jest ustalenie planu wdrożenia, który jest wisienką na torcie. Ten etap jest prowadzony przez konsultanta, który ma duże doświadczenie. Dobry plan pozwoli na sprawne i skuteczne wdrożenie Bitrix24. Dobry plan wdrożeniowy składa się z kilku kamieni milowych: 

1. Weryfikacja potrzeb i problemów

  • zebranie wszystkich danych w jednym miejscu
  • nadanie im priorytetów

2. określenie zasobów ludzkich i czasowych

  • po stronie firmy
  • po stronie konsultanta

3. Przygotowanie planu wdrożenia na poziomie ogólnym

  • podstawowa konfiguracja systemu
  • Stworzenie projektu i zaplanowanie działań w Bitrix24
  • wspólne określenie celów

4. Wdrożenie pierwszego priorytetowego celu

  • mapowanie procesu / celu
  • przygotowanie wersji testowej procesu
  • weryfikacja wersji testowej
  • wdrożenie procesu w Bitrix24
  • szkolenie zespołu

Bonus: Jak wybrać konsultanta do wdrożenia Bitrix24?

Nie ma jednego gotowego przepisu na wybór idealnego partnera do wdrożenia, ale gdybyśmy mieli wskazać jeden kluczowy czynnik to byłaby to komunikacja. 

Wszyscy wiedzą, że komunikacja jest istotna. Przy wdrożeniu liczy się podwójnie! Zwróć uwagę, czy konsultant ma nastawienie biznesowe do wdrożenia.  To znaczy, czy prowadzi Ciebie przez cały proces. Podpowiada różne praktyczne rozwiązania. Jeżeli podczas konsultacji rozmawiacie tylko o bardzo technicznych kwestiach technicznych, bez analizy celów biznesowych,  to powinna Ci się zapalić lampka ostrzegawcza. Ty jako klient chcesz widzieć praktyczne efekt współpracy, bez zagłębiania się w tajniki techniczne, bo nie masz na to po prostu czasu! My to doskonale rozumiemy, bo nasi konsultanci są również przedsiębiorcami!

Porozmawiaj z ekspertami o Twoim biznesie!