Skontaktuj się z nami
+48 573 503 972
Bezpłatna konsultacja

Czym jest workflow i dlaczego każda firma go potrzebuje?

zdjęcie-artykuł

Angelina Shuliak

Workflow, czyli przepływ pracy, to usystematyzowany proces realizacji zadań w organizacji. Obejmuje on kolejne kroki, osoby odpowiedzialne oraz narzędzia, które służą do efektywnego wykonania zadań. Dobrze zdefiniowany system przepływu pracy usprawnia komunikację, zmniejsza liczbę błędów i pomaga osiągać cele w wyznaczonym czasie. 

Workflow nie jest jedynie listą zadań, lecz dynamicznym procesem, który łączy różne działy organizacji, umożliwiając harmonijną współpracę.

Spis treści

  1. Jak zbudować proces workflow?
  2. Workflow – przykłady
  3. Automatyzacja przepływów pracy
  4. Workflow w Bitrix24
  5. Najczęściej zadawane pytania

Jak zbudować proces workflow?

Zidentyfikuj procesy

Rozpocznij od analizy obecnych procesów w organizacji. Określ, jakie zadania są wykonywane i kto jest za nie odpowiedzialny. Przykładowo, w procesie rekrutacji możesz uwzględnić ogłoszenie o pracę, selekcję kandydatów i rozmowy kwalifikacyjne.

Podziel procesy na etapy

Każdy proces podziel na konkretne kroki, jasno określając ich kolejność. Na przykład, proces zakupowy może obejmować generowanie zapotrzebowania, zatwierdzenie przez menedżera i realizację zamówienia.

Przypisz role

Wyznacz osoby odpowiedzialne za każdy etap i określ ich uprawnienia. W procesie marketingowym może to być grafik odpowiedzialny za materiały wizualne oraz copywriter tworzący treści.

Wykorzystaj narzędzia

Zastosuj oprogramowanie do zarządzania przepływami pracy, np. Bitrix24, aby zautomatyzować procesy. Bitrix24 umożliwia przypisywanie zadań i monitorowanie ich realizacji w czasie rzeczywistym.

Testuj i doskonal

Regularnie sprawdzaj efektywność przepływu pracy i wprowadzaj zmiany w odpowiedzi na potrzeby organizacji. Na przykład, analiza KPI może wykazać, że konieczne jest skrócenie czasu na akceptację dokumentów.

crm-dla-firmy-it

Szukasz systemu workflow dla swojej firmy?

Właśnie stworzyliśmy i zautomatyzowaliśmy procesy workflow dla dziesiątek firm. 

Pomożemy Ci wybrać system idealnie dopasowany do Twoich potrzeb!

Workflow – przykłady

Zatwierdzanie dokumentów

W organizacjach, w których codziennie przetwarza się setki dokumentów, workflow usprawnia proces ich zatwierdzania.

  • Faktury są automatycznie przesyłane do odpowiednich działów w celu weryfikacji i akceptacji.
  • W firmach produkcyjnych proces obejmuje również zatwierdzanie zamówień na materiały, co pomaga unikać opóźnień.
  • Gotowe dokumenty są archiwizowane w systemie, eliminując ryzyko ich zgubienia.

Obsługa zamówień

Workflow w e-commerce automatyzuje cały proces realizacji zamówień:

  • System generuje zamówienie i przesyła je do dostawcy.
  • Klient otrzymuje powiadomienia o każdym etapie realizacji, jak „zrealizowane” czy „w drodze”.
  • Aktualizacje statusów zmniejszają liczbę zapytań klientów, co usprawnia pracę działu obsługi.

Rekrutacja

W firmach zatrudniających wielu pracowników workflow przyspiesza selekcję kandydatów:

  • Każdy etap, od testów technicznych po rozmowy kwalifikacyjne, jest zsynchronizowany w jednym systemie.
  • Równoległa ocena przez różnych rekruterów pozwala szybko wyłonić najlepszych kandydatów.
  • Automatyczne przypomnienia eliminują opóźnienia w procesie.

Zarządzanie projektami

W firmach marketingowych workflow usprawnia proces realizacji projektów:

  • Zadania, takie jak tworzenie grafik czy pisanie treści, są automatycznie przypisywane do specjalistów.
  • System umożliwia monitorowanie postępów i identyfikowanie wąskich gardeł.
  • Analiza wyników kampanii pomaga w lepszym planowaniu przyszłych działań.

crm-dla-it

Potrzebujesz pomocy w tworzeniu procesów workflow?

Pomożemy Ci!

Zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi

W firmach świadczących usługi workflow pomaga w obsłudze zgłoszeń:

  • Klient zgłasza problem, a system automatycznie przypisuje zgłoszenie do odpowiedniego technika.
  • Po rozwiązaniu problemu klient otrzymuje powiadomienie o zakończeniu pracy.
  • Dzięki automatyzacji proces staje się szybszy i bardziej efektywny.

Onboarding nowych pracowników

Proces wdrażania nowych pracowników może być łatwiejszy dzięki workflow:

  • Automatyczne przypomnienia o zadaniach i szkoleniach ułatwiają adaptację nowych osób.
  • System zarządza przygotowaniem sprzętu, dostarczeniem dokumentacji i wprowadzeniem w procedury firmy.
  • Menedżerowie mogą monitorować postępy wdrażania w czasie rzeczywistym.

Obsługa wniosków o urlop

Workflow automatyzuje obsługę wniosków urlopowych:


  • Pracownik składa wniosek w systemie, który przesyła go do przełożonego.
  • Po zatwierdzeniu wniosek trafia do działu kadr, a grafiki pracy są automatycznie aktualizowane.
  • Cały proces staje się bardziej przejrzysty i szybki.

Zarządzanie procesem zakupów

W firmach handlowych workflow upraszcza proces zakupów:


  • Zgłoszenia zapotrzebowania, zatwierdzanie budżetu i realizacja zamówienia są zintegrowane w jednym systemie.
  • System przypomina o terminach płatności i monitoruje dostępność środków.
  • Proces staje się bardziej uporządkowany i efektywny.

Automatyzacja przepływów pracy

Automatyzacja przepływów pracy polega na wykorzystaniu oprogramowania do eliminacji powtarzalnych zadań. Przykładowo:


  • System automatycznie przydziela zadania odpowiednim osobom.
  • Powiadomienia przypominają o terminach.
  • Generowanie raportów odbywa się bez udziału człowieka. W firmach e-commerce automatyzacja workflow pozwala na szybką realizację zamówień i aktualizację stanów magazynowych.

Jakie dokumenty mogą być procesowane poprzez program workflow?

  • Faktury i zamówienia – automatyczne zatwierdzanie i archiwizacja.
  • Umowy i kontrakty – procesy akceptacji przez różne działy, np. prawny i finansowy.
  • Wnioski o urlop lub delegacje – pracownicy składają wnioski, a system kieruje je do przełożonych.
  • Formularze zgłoszeniowe – np. rejestracja uczestników na wydarzenia firmowe.

Jakie są podstawowe elementy systemu workflow?

  • Kroki procesów – określone działania, np. weryfikacja danych klienta.
  • Role i odpowiedzialności – wyznaczenie właściwych osób na każdy etap.
  • Narzędzia do komunikacji – np. czat zespołowy do szybkiej wymiany informacji.
  • Mechanizmy automatyzacji – automatyczne powiadomienia o zakończeniu etapu.

Jakie korzyści daje organizacji wdrożenie systemu workflow?

  • Większa efektywność: Eliminacja zbędnych kroków.
  • Lepsza komunikacja: Wszystkie informacje są centralnie dostępne.
  • Zmniejszenie liczby błędów: Automatyzacja ogranicza pomyłki ludzkie. Przykładowo, w firmie ubezpieczeniowej workflow umożliwia szybkie procesowanie roszczeń, co skraca czas obsługi klienta.

Jak wygląda proces wdrożenia platformy workflow?

  1. Analiza potrzeb: Określenie procesów do usprawnienia.
  2. Wybór oprogramowania: Dobór odpowiedniej platformy, np. Bitrix24.
  3. Szkolenie zespołu: Przygotowanie pracowników do korzystania z systemu.
  4. Testowanie: Przeprowadzenie pilotażu i wprowadzenie poprawek. Przykładowo, w firmach HR wdrożenie workflow może obejmować cyfrową obsługę rekrutacji.

Jeżeli interesuje Cię wdrożenie platformy workflow,

Skontaktuj się z nami!

Workflow w Bitrix24

Bitrix24 to kompleksowe narzędzie do zarządzania firmą. 

Oferuje:

  • Automatyczne przypisywanie zadań.
  • Monitorowanie postępów w czasie rzeczywistym.
  • Wbudowany CRM dla efektywnego zarządzania klientami.
Dzięki Bitrix24 możesz usprawnić każdy aspekt swojej firmy – od zarządzania projektami po obsługę klienta. Na przykład, w branży retail Bitrix24 umożliwia zarządzanie zamówieniami, monitorowanie dostaw i analizę sprzedaży, co znacząco poprawia efektywność działania.

Jak utworzyć nowy workflow w Aktualnościach Bitrix24

Bitrix24 oferuje pięć gotowych szablonów workflow, które możesz od razu wykorzystać: Wniosek o urlop, Podróż służbowa, Ogólne zapytania, Wniosek o zakup oraz Raport z wydatków. Jeśli jednak Twoja firma potrzebuje bardziej dopasowanego rozwiązania, możesz stworzyć nowy workflow, aby zautomatyzować codzienne zadania, takie jak zakupy czy zatwierdzanie umów. Workflow można uruchamiać bezpośrednio w Aktualnościach.

Kroki do utworzenia nowego workflow

  1. Przejdź do sekcji Automatyzacja.
  2. Wybierz Workflow.
  3. Kliknij Workflow w Aktualnościach.
  4. Wybierz opcję Utwórz nowy.
Po otwarciu formularza skonfiguruj workflow w trzech głównych sekcjach: Ustawienia, Słownik i Uprawnienia.
workflow-bitrix24
przepływ-pracy-bitrix24

Sekcja 1: Ustawienia

W tej sekcji podajesz podstawowe informacje o workflow. Kluczowe pola do uzupełnienia:


  • Nazwa workflow: To nazwa wyświetlana na liście workflow. Powinna być zrozumiała dla pracowników.
  • Opis workflow: Wyjaśnij cel procesu, aby użytkownicy wiedzieli, do czego workflow służy.
  • Sortowanie: Określ, gdzie workflow ma być widoczny na liście (im niższy numer, tym wyżej na liście).
  • Obraz: Dodaj grafikę, aby workflow wyróżniał się wizualnie na liście.
  • Automatyczne blokowanie: Ustaw, aby element był zablokowany, jeśli kilku pracowników próbuje go edytować jednocześnie.

Sekcja 2: Słownik

Ta sekcja pozwala dostosować nazwy elementów i sekcji do potrzeb Twojej firmy:


  • Elementy workflow: Możesz zmienić nazwę, np. z „Dodaj element” na „Dodaj sprzęt”.
  • Sekcje workflow: Dostosuj foldery przechowujące elementy, np. nazwij je „Zgłoszenia sprzętu” czy „Dokumenty do zatwierdzenia”.

Sekcja 3: Uprawnienia

Skonfiguruj poziomy dostępu dla pracowników, którzy będą korzystać z workflow. Dostępne uprawnienia obejmują:


  • Odmowa dostępu: Użytkownik nie widzi workflow na liście.
  • Odczytaj: Użytkownik może przeglądać workflow.
  • Dodaj: Użytkownik może dodawać nowe elementy.
  • Edytuj: Użytkownik może dodawać, edytować i uruchamiać workflow.
  • Pełny dostęp: Użytkownik ma możliwość wykonywania wszystkich działań.
Jeśli pracownik posiada przypisane różne role z różnymi uprawnieniami, system nadaje mu najszersze dostępne możliwości. Na przykład, jeśli jedna rola pozwala na edycję, a inna tylko na odczyt, pracownik uzyska dostęp do edycji.

Finalizacja

Po skonfigurowaniu wszystkich ustawień kliknij Zapisz. Twój nowy workflow pojawi się na liście i będzie gotowy do użycia.

Najczęściej zadawane pytania

Co to jest workflow?

Workflow, czyli przepływ pracy, to zorganizowany proces zarządzania zadaniami w organizacji. Obejmuje on kolejność działań, odpowiedzialności i używane narzędzia. 

Dzięki workflow zadania realizowane są efektywnie, a każdy pracownik dokładnie wie, co, kiedy i jak ma zrobić.

Czym jest workflow prostymi słowy?

Workflow to po prostu plan pracy, który mówi, jakie kroki należy wykonać, w jakiej kolejności i kto za nie odpowiada. 

To jak lista zadań, ale uwzględniająca role i terminy, co pomaga zespołowi działać sprawniej.

Czy w Bitrix24 można zbudować workflow?

Tak, Bitrix24 oferuje rozbudowane narzędzia do tworzenia i automatyzacji workflow. Możesz łatwo zdefiniować kroki, przypisać zadania odpowiednim osobom oraz monitorować postępy w czasie rzeczywistym.

Jak zautomatyzować workflow?

Automatyzacja workflow polega na wykorzystaniu narzędzi takich jak Bitrix24, które automatycznie przypisują zadania, wysyłają przypomnienia o terminach i generują raporty. To pozwala oszczędzić czas i zmniejsza ryzyko błędów.

Jakie dokumenty mogą być procesowane poprzez program workflow?

Przez workflow można przetwarzać różne dokumenty, takie jak faktury, umowy, wnioski o urlop, zamówienia czy formularze zgłoszeniowe. System automatycznie zarządza ich obiegiem w organizacji.

Jakie korzyści daje wdrożenie workflow?

  • Większa efektywność – eliminacja zbędnych kroków.
  • Zmniejszenie liczby błędów – automatyzacja ogranicza pomyłki ludzkie.
  • Lepsza komunikacja – centralny dostęp do informacji i statusów zadań.
Dzięki temu firma działa sprawniej, a zespoły mogą skupić się na kluczowych zadaniach.

Jak wygląda proces wdrożenia platformy workflow?

Proces obejmuje analizę potrzeb firmy, wybór odpowiedniego narzędzia, szkolenie zespołu, a następnie testowanie i wprowadzanie poprawek. Na końcu workflow jest optymalizowany w zależności od wyników.

Dlaczego oprogramowanie do workflow jest ważne?

Oprogramowanie workflow, takie jak Bitrix24, pozwala na lepszą kontrolę procesów, zwiększa przejrzystość i pomaga szybciej osiągać cele. Wprowadza porządek w działaniach organizacji i umożliwia łatwe śledzenie postępów.

Przepływ pracy w organizacji – jak go opracować?

  1. Rozpisz istniejące procesy.
  2. Zidentyfikuj wąskie gardła.
  3. Opracuj optymalny model działania.
  4. Wdróż narzędzia do automatyzacji. 
Przykładowo, w branży eventowej workflow może obejmować organizację wydarzeń, od planowania po realizację.

Jak usprawnić pracę zdalną w Twoim biznesie?

  • Wykorzystaj system workflow do zarządzania zadaniami.
  • Zapewnij centralny dostęp do dokumentów.
  • Używaj narzędzi do komunikacji w czasie rzeczywistym, takich jak Bitrix24. 
W firmach technologicznych workflow pomaga w zarządzaniu zdalnymi zespołami, automatyzując rozdział zadań i monitorowanie postępów.

Masz pytania dotyczące systemu workflow?

Znajdziesz to na naszym blogu:

autor-artykułu

O autorze

Angelina Shuliak jest specjalistką ds. marketingu w ITrix. Wspólnie z Olą zarządzają działem marketingu niemal od początku istnienia firmy, a jak same mówią, są "dream teamem".

"Dużo się uczymy, testujemy nowe narzędzia i podejścia, a dzięki temu, że sami korzystamy z Bitrix24, piszemy merytoryczne artykuły na ten temat, chociaż czasem korzystamy z wskazówek od działu IT."

Angelina ceni otrzymywanie feedbacku od zespołu, zwłaszcza gdy klienci korzystają z naszych treści i dzielą się swoimi potrzebami. Jest również autorką naszych e-booków, które możesz znaleźć w artykułach na blogu.

Data publikacji: 5 stycznia 2025

Też chciałbyś wdrożyć system kompleksowo i opłacalnie?
Umów się na bezpłatną konsultację!

Zapisz się na bezpłatną konsultację

Copyright © 2024 itrix.pl

Z technologiami Bitrix24. Twórz strony internetowe online
Zgłoś nadużycie