Alternatywy dla metody SMART. Jak ustalać cele w firmie?

Angelina Shuliak

Metoda smart jest najpopularniejszą metodą wyznaczania celów. Czasami jednak, żeby w pełni osiągnąć wyznaczone cele, musimy szukać innych sposobów.

W tym artykule przedstawimy 4 metody określenia celów i zarządzania projektami. Każda z metod to świetna alternatywa dla SMART.

METODA CLEAR

CLEAR została opracowana przez kanadyjskiego sportowca i trenera biznesu Adama Cricka. Celem metodyki jest uelastycznienie zadań w większym stopniu niż w metodzie SMART, gdyż czasem trzeba wprowadzić zmiany w procesie pracy.

Nazwa CLEAR jest akronimem oznaczającym:

  • C (collaborative) - wspólny. Cele powinny zainspirować pracowników do pracy nad wspólnym wynikiem i do pracy zespołowej.
Zły przykład: Zrób pięciominutowe wideo o dziale sprzedaży i jednominutowe o innych działach. Niech wiedzą, kto rządzi w firmie!
Dobry przykład: Zrób serię filmów edukacyjnych, aby uświadomić działom firmy ich ważne role.

  • L (limited) - ograniczony w czasie
  • E (emotional) - wywołujący zainteresowanie, pozytywne emocje
  • A (approachable) - osiągalny, realistyczny
  • R (refinable) - elastyczny. Cel może się zmienić w przyszłości lub gdy pojawią się nowe informacje o celach:
Zły przykład: Uruchomienie nowej serii spinnerów po Nowym Roku.
Dobry przykład: Zakupić nowy/zaktualizować sprzęt do produkcji zabawek edukacyjnych dla dzieci. Spinnery nie są już w modzie!

Dla kogo ta metoda jest odpowiednia?

CLEAR to najlepszy sposób na określenie celu dla zespołu, który np. musi regularnie aktualizować produkt, aby utrzymać zainteresowanie odbiorców i być na bieżąco z trendami.

Bardzo uproszczony cel bez niuansów może wyglądać tak: wejść na ogólnopolski rynek zabawek dla dzieci z aktualnymi modelami do końca grudnia 2022 roku.

W tym celu:

  • Przeanalizujemy rynek konkurencji
  • Odkryjemy modne zabawki
  • Zakupimy materiały, schematy, wzory zabawek, sprzęt
  • Zacznijmy je robić.
  • Wejdziemy na rynek ogólnopolski
Sprawdźmy, czy cel spełnia kryteria metodyki:

  • Cel jest zorientowany na zespół - wkład każdego pracownika jest ważny przy wchodzeniu na nowy rynek
  • Podany jest wyraźny termin osiągnięcia celu, cel jest określony w czasie
  • Cel musi dzielić emocje i założenia z zespołem - być ambitny i inspirujący
  • Cel jest możliwy do osiągnięcia, ponieważ jest podzielony na kilka podzadań
  • Elastyczność pracy polega na tym, że producent chce produkować nowoczesne i interesujące zabawki, aby pozostać na bieżąco z trendami

Jak wdrożyć metodę CLEAR w Bitrix24?

W tym celu możemy wykorzystać narzędzie Scrum, gdzie dla każdego z utworzonych podzadań możemy ustalić sprint trwający od 1 do 4 tygodni. Ostateczny termin realizacji zadania może być dowolny lub obejmować konkretne ramy czasowe realizacji celu.

Backlog pozwala na szybkie zmiany w bieżących celach, a sam format podziału na zespoły scrumowe tworzy zbiorową odpowiedzialność za wynik pracy i inspiruje do nowych celów.

Metoda TOTE

Metoda TOTE została opracowana jako checklista dla programistów, gdzie każda z liter skrótu jest etapem pracy nad projektem.

  • T (test #1) - cel, który ma być osiągnięty
  • O (operation) - co jest potrzebne do osiągnięcia celu
  • T (test #2) - skąd wiemy, że zmierzamy do celu
  • E (exit) - skąd wiemy, że osiągnęliśmy cel

Dla kogo jest ta metoda?

Ten model pracy jest szczególnie odpowiedni dla początkujących z każdej dziedziny, którzy potrzebują jasnych instrukcji. Przykład zadania TOTE sformułowanego przez senior copywritera dla juniora: napisz 3-stronicowy artykuł o najlepszej karmie dla kotów o 100% niepowtarzalności

Napiszmy dokładniej zadanie:

  • T1: musisz napisać artykuł na podstawie szablonu i listy kontrolnej. Dołączone są również przykładowe artykuły, które można wykorzystać podczas tworzenia tekstu. Materiał powinien mieć tytuł, wstęp, kilka kluczowych punktów i zakończenie.
  • O: lista kontrolna:
Jest tytuł, wstęp, treść, zakończenie
Objętość od 3 do 3,5 stron
Unikalność tekstu 100%

  • T2: jeśli wszystkie pozycje listy kontrolnej są wypełnione, tekst może zostać przesłany do weryfikacji.
  • E: wynikiem powinien być materiał wysokiej jakości, który można umieścić na stronie.

Jak wdrożyć pracę Tote w Bitrix24?

W Bitrix24 TOTE można to zrobić w sekcji Zadania i projekty. Podczas ustawiania zadania musisz najpierw kliknąć przycisk Szablony zadań i wybrać odpowiedni szablon.

W treści zadania automatycznie pojawi się szablon, który wystarczy wypełnić i przypisać osobę odpowiedzialną.

METODA FAST

Formuła określania celów FAST została opracowana przez Massachusetts Institute of Technology jako kolejna alternatywa dla SMART. Podobnie jak w poprzednich sposobach organizacji pracy, nazwa jest skrótem, którego każda litera oznacza kryterium zadania:

  • F (frequently discussed) - często omawiany
  • A (ambitious) - ambitny, ale osiągalny
  • S (specific) - specyficzny, skonkretyzowany
  • T (transparent) - przejrzysty i zrozumiały dla członków zespołu

Dla kogo jest ta metoda?

Ta technika jest bardziej ukierunkowana na utrzymanie ducha zespołu i zaangażowanie ludzi w proces: zadanie powinno być stale omawiane i być interesujące, ale niezbyt pracochłonne.

Przykładowe zadanie FAST dla działu marketingu może wyglądać tak: poszerzenie grona klientów poprzez eksplorację nowych platform do tworzenia treści. Zasoby, gdzie zacząć postowanie w ciągu 2 tygodni: LinkedIn, Facebook.

Teraz uzasadnijmy, dlaczego cel podpada pod metodę FAST:

  • W dziale marketingu najczęściej omawiane są cele związane ze zwiększeniem zasięgu i przyciągnięciem większej liczby klientów
  • Cel dla działu copywritingu składającego się np. z 4 osób - przejście bezpośrednio do trzech serwisów w 2 tygodnie z przygotowanymi wcześniej treściami - jest wykonalny
  • Zadanie jest opisane konkretnie - co, gdzie i kiedy należy zrobić
  • Zadanie jest przejrzyste dla wszystkich członków zespołu - trzeba przyciągać klientów z nowych stron ciekawą treścią

Jak wdrożyć pracę FAST w Bitrix24?

Proponujemy założenie zespołu w Scrumie z backlogiem, checklistą i codziennymi rozmowami, które mają na celu raportowanie kto jest na jakim etapie prac. Jeśli po prostu delegujesz zadania w Kanban, stracisz duży obraz i będziesz musiał poświęcić czas na zebranie informacji zwrotnej na temat każdego celu.

Metoda HD-RW-RM

Opiszmy ostatnią metodę alternatywną dla SMART. Złożony skrót HD-RW-RM szyfruje nazwy bloków, na których opiera się zadanie, a myślniki są potrzebne, by ułatwić jego zapamiętanie. Tak więc metoda modelu obejmuje:

  • H1 (header 1) - tytuł zadania lub cel ogólny/główny.
  • D (description) - opis tego, co trzeba zrobić i jak
  • R (result) - konkretny wynik i kryteria, według których wynik będzie oceniany
  • W (way) - ścieżka zadania z punktami kontrolnymi
  • R (redline) - termin i priorytet
  • M (motivation) - motywacja. Na tym etapie wyjaśnia się uczestnikom zadania, dlaczego jest ono potrzebne
Ostatni blok "motywacja" w modelu ma coś wspólnego z blokiem Emocje w metodologii CLEAR, ale w HD-RW-RM motywacja jest wyraźnie sprecyzowana i uzasadniona.

Weźmy ilustrujący przykład. W dziale sprzedaży postawione jest zadanie: zwiększyć sprzedaż o 20% do końca drugiego kwartału, aby wejść do TOP-10 dostawców w mieście.

Opiszmy ten cel bardziej szczegółowo zgodnie z krokami metodologii:

  • H1: zwiększenie sprzedaży o 20% do końca drugiego kwartału
  • D: wyznaczyć cel dla menedżerów sprzedaży, zacząć monitorować jakość rozmów, pracować nad błędami, zapisać się na szkolenie
  • R: zwiększenie sprzedaży i dostanie się na listę 10 najlepszych sprzedawców
  • W: dzwonić do różnych grup klientów, do każdej z nich stosować inny szablon rozmowy. Grupy klientów: ciepłe (którzy opuścili kontakty), lojalne (ponowna oferta dodatkowego zakupu), zimne (nowa baza)
  • R: termin - koniec drugiego kwartału (czerwiec br.), priorytet zadania - wysoki
  • M: stać się jednym z dziesięciu najlepszych dostawców w mieście, sprawi to, że marka będzie bardziej rozpoznawalna i przyciągnie nowych klientów. Dla wyróżniających się menedżerów przewidziana jest premia

JAK WDROŻYĆ PRACĘ HD-RW-RM W BITRIX24?

HD-RW-RM można wdrożyć w taki sam sposób jak metodykę TOTE - wykorzystując szablony w Zadaniach i Projektach. Należy wcześniej przygotować szczegółowy szablon, który potem pozwoli jasno określić cel końcowy.

Podsumowanie

Wszystkie omówione w artykule techniki zostały pomyślane jako alternatywy dla SMART. Każdy z nich jest albo skierowany do konkretnej grupy odbiorców (jak TOTE dla programistów), albo ma swoje własne cechy.

Dla CLEAR priorytetem jest elastyczność celu końcowego, dla FAST jest ciągła dyskusja nad zadaniem, dla TOTE nastawienie na początkujących, a dla HD-RW-RM jest wyraźna motywacja.

Na podstawie swoich potrzeb wybierz odpowiednią dla siebie metodologię, a Bitrix24 pomoże! Aby wyznaczać cele na podstawie szablonów, mierzyć postępy i oceniać osiąganie rezultatu skorzystaj z pomocy Bitrix24 i jego modułów Scrum oraz Zadania i Projekty.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat wyznaczania, osiągania i monitorowania celów, zapisz się na bezpłatną konsultację.

Chcesz poznać więcej ciekawych funkcji w Bitrix24?