Jak efektywnie zarządzać zadaniami w firmie? 

Odkryj 5 złotych zasad tworzenia zadań w Bitrix24

Jarosław Kałasz

Zadania, deadline, priorytety! Codziennie wykonujemy dziesiątki, setki a w skrajnych przypadkach nawet tysiące zadań. Każda firma opiera się na zadaniach. Zatem pojawia się pytanie:
Dlaczego tak trudno jest efektywnie zarządzać zadaniami?

Nie ma jednej dobrej odpowiedzi, ale jest kilka dobrych rad. Zgodnie z moim motto: “nie ma problemów, są wyzwania”
Zatem przyjrzyjmy się tym problemy wyzwaniom :) 

#PROBLEM Wyzwanie 1: 

Wiele miejsc tworzenia zadań 

W biznesie zadania tworzymy na każdym kroku:

  • w głowie (tych jest chyba najwięcej),
  • podczas spotkania,
  • na podstawie maila czy rozmowy,
  • na zlecenie kierownictwa,
  • tuż przed zaśnięciem :)
Jak widzisz jest tego sporo! Zatem kluczowe jest zbieranie wszystkich zadań w jednym miejscu.


Rozwiązanie: Bitrix24 jako magazyn na twoje zadania

Kluczem do sukcesu jest wybór jednego narzędzia, które będzie magazynować wszystkie zadania w jednym miejscu.

  Moduł zadania i projekty, pozwoli Ci na:

  • szybkie dodawanie zadań i nadawanie im priorytetu,
  • zarządzanie tymi zadaniami (usuwanie, edytowanie),
  • przekształcanie pomysłów w zadania, dzięki aplikacji mobilnej, będzie możliwe w każdej chwili i w każdym miejscu.
Psss… szczególnie te przed zaśnięciem, bo podobno te są najlepsze :) 

#PROBLEM WYZWANIE 2:
TERMINY, DEADLINE A PO CO TO KOMU?

No właśnie po co to komu? Każde zadanie co do zasady powinno mieć swój termin realizacji Tworząc zadanie często każdy z nas ma ten termin w głowie, ale czy osoba, której zlecamy zadanie zawsze otrzymuje taką informację?
Odpowiedź - nie koniecznie :)

Czy zdarzyło Ci się kiedyś zlecić zadanie bez podania terminu? Albo zapisać sobie zadanie z terminem ustalonym w swojej głowie i zupełnie zapomnieć o tym zadaniu? Zlecając zadanie “Wyślij proszę dokumenty” mam na myśli “Wyślij DZISIAJ dokumenty” a osoba realizująca zadanie pomyśli sobie “Spoko, wyślę to jutro”. Przykład bardzo życiowy, sam wielokrotnie się na tym łapałem, oczywiście przed wprowadzeniem Bitrix’a. :D.

#PROBLEM Wyzwanie 3: Zadania są złożone 

Często zrealizowanie zadania wymaga podjęcia kilku czynności/kroków co jeszcze bardziej komplikuje jego wykonanie. Im większe zadanie tym trudniej jest nam się do niego zabrać i łatwiej popełnić błąd.  

Rozwiązanie: Siła checklisty!

Zadania w Bitrix24 mają kilka supermocy! Jedną z nich jest checklista, która pozwala podzielić duże zadanie na mniejsze elementy. Dzięki temu o niczym nie zapomnimy!
Dodatkowo checklista daje dużo satysfakcji, gdy po kolei wykreślasz zrealizowane zadanie :) 

Rozwiązanie: Bitrix24 dopilnuje wszytkich terminów

Dzięki tej funkcji zlecający zadanie (utworzone przez) ma możliwość weryfikacji efektów końcowych. Gdy osoba odpowiedzialna zrealizuje zadanie i wybierze opcję “zamknij zadanie” zlecający otrzyma automatyczne powiadomienie z możliwością wyboru:


  • Zaakceptuj jako zakończone: zlecający zatwierdza efekt zadania i je zamyka,
  • Zwróć do zakończenia: zadanie wraca do osoby odpowiedzialnej w celu dokonania poprawek. Dobrym zwyczajem jest dodanie komentarza, co należy poprawić lub dodać.

#PROBLEM Wyzwanie 4: Wykonane, ale czy zaakceptowane?

Zdarza się, że zlecając zadanie oczekujemy czegoś innego niż otrzymaliśmy. Na przykład zadanie polegające na stworzeniu plakatu reklamowego, dla osoby odpowiedzialnej przygotowanie swojej wersji plakatu będzie oznaczało zakończenie zadania (miał być plakat to jest plakat), ale dla zlecającego zadanie (utworzone przez) efekt końcowy może nie spełnić oczekiwań i wymaga dopracowania.


Rozwiązanie: Odkryj funkcję “Sprawdź zadanie po zakończeniu”

Dzięki tej funkcji zlecający zadanie (utworzone przez) ma możliwość weryfikacji efektów końcowych. Gdy osoba odpowiedzialna zrealizuje zadanie i wybierze opcję “zamknij zadanie” zlecający otrzyma automatyczne powiadomienie z możliwością wyboru:

  • Zaakceptuj jako zakończone: zlecający zatwierdza efekt zadania i je zamyka,
  • Zwróć do zakończenia: zadanie wraca do osoby odpowiedzialnej w celu dokonania poprawek. Dobrym zwyczajem jest dodanie komentarza, co należy poprawić lub dodać.

#PROBLEM Wyzwanie 5: Czy wiesz ile czasu zajmuje Ci realizacja tego zadania? 

Pewnie znasz powiedzenie “czas, to pieniądz”, zatem czemu nie mierzysz czasu(pieniędzy) przeznaczonego na realizację zadań?
Cały dzień wykonujesz zadania, ale czy wiesz ile czasu spędzasz na poszczególnych zadaniach? Twoi pracownicy dostają zadania ale nie wiesz ile czasu poświęcają na ich wykonanie, ciężko jest Ci określić jest ich obciążenie pracą?
Wiem, wiem łatwo o tym mówić, ale trudniej zrobić. Cytując klasyka: “Nic bardziej mylnego”


Rozwiązanie: Śledzenie czasu w zadaniach

Ta funkcja w Bitrix24 pozwoli Ci dokładnie mierzyć ile czasu zostało poświęcone na wykonanie danego zadania. Przełożeni mogą określić, ile czasu należy poświęcić na każde zadanie, a następnie śledzić rzeczywisty czas ich wykonania. Na koniec miesiąca automatycznie możesz wygenerować raport, który uwzględnia dokładne zestawienie, dzięki temu wiesz na co wydajesz swój cenny czas (pieniądze).
“No tak, ale muszę pamiętać, żeby włączyć liczenie czasu”. Zgadza się, żaden system nie zrobi tego za Ciebie, ale spokojnie mamy wersję dla ‘zapominalskich’, to przecież ludzka rzecz, czasami czegoś zapomnieć. W takich sytuacja możesz ręcznie dodać czas spędzony na zadaniu :) 

Dowiedz się jak zaoszczędzić czas i zwiększyć zyski!