Skontaktuj się z nami
Od CV do zwrotu sprzętu.
Proces HR w Bitrix24
Rekrutacja, onboarding i offboarding połączone wspólnymi danymi
HR zbiera informacje o kandydacie, manager podejmuje decyzję o zatrudnieniu, a kolejne osoby przygotowują stanowisko pracy. Przy zakończeniu współpracy trzeba wrócić do listy wydanego sprzętu i nadanych dostępów.
- Proces
- Rekrutacja → onboarding → aktywny pracownik → offboarding
- Problem
- Ręczne przepisywanie danych i przekazywanie ustaleń między osobami
- Rozwiązanie
- Połączone procesy, parser CV z AI, wymagane pola, automatyczne zadania i dokumenty
- Rezultat działania systemu
- Informacje z wcześniejszych etapów są dostępne przy kolejnych zadaniach i decyzjach
Od zgłoszenia kandydata do zakończenia współpracy — powiązane etapy procesu HR.
Problem: każdy kolejny etap wymaga ponownego zbierania informacji
CV przychodzi mailem lub przez portal z ogłoszeniami. Rekruter zapisuje dane kontaktowe, prowadzi rozmowę i ocenia zadanie. Następnie musi przygotować dla managera podsumowanie: kogo rekomenduje, dlaczego i na jakich warunkach można zatrudnić tę osobę.
Po akceptacji pojawiają się kolejne ustalenia: data rozpoczęcia pracy, opiekun, potrzebny sprzęt i konta w systemach. Jeżeli pozostają w mailach i wiadomościach, przygotowanie stanowiska zależy od tego, czy ktoś przekaże je dalej.
Przy odejściu pracownika trzeba odtworzyć tę samą listę. Sprawdzić, co otrzymał, z jakich systemów korzystał i kto ma odebrać sprzęt oraz zamknąć dostępy.
Proces pokazany w webinarze porządkuje te przekazania. Informacje są uzupełniane przy konkretnych etapach, a następnie wykorzystywane w zadaniach i dokumentach.
Wyzwania, które uwzględniliśmy
Odczyt CV
Dane kontaktowe i informacje o doświadczeniu trzeba przenieść do systemu.
Porównanie kandydatów
Rekrutacja wymaga wspólnych kryteriów, pytań i sposobu zapisywania ocen.
Decyzja managera
Przełożony potrzebuje uzasadnionej rekomendacji oraz warunków zatrudnienia.
Przygotowanie stanowiska
Sprzęt i konta muszą mieć przypisaną osobę odpowiedzialną.
Zakończenie współpracy
Lista nadanych dostępów powinna być dostępna podczas ich odbierania.
Jak działa rekrutacja
1. CV i ogłoszenie trafiają do karty kandydata
Proces rozpoczyna się od dodania CV oraz linku do ogłoszenia. Ogłoszenie stanowi punkt odniesienia dla analizy: określa wymagania stanowiska, z którymi AI porównuje dokument.
Dzięki temu ten sam mechanizm można wykorzystać przy różnych rekrutacjach. Kryteria wynikają z treści ogłoszenia, a zakres analizy można dodatkowo dostosować podczas wdrożenia.
CV i wymagania stanowiska zapisane przy zgłoszeniu kandydata.
2. Parser CV z AI uzupełnia dane i przygotowuje ocenę
Po uruchomieniu workflow CV trafia do zewnętrznego narzędzia wykorzystującego AI. Analiza pozwala utworzyć kontakt z imieniem, nazwiskiem, numerem telefonu i adresem e-mail. Do karty trafiają również opis kandydata i ocena dopasowania do ogłoszenia.
Rekruter otrzymuje informacje potrzebne do dalszego kontaktu bez ręcznego przepisywania danych z dokumentu.
Ocena AI pozostaje wskazówką dla osoby prowadzącej rekrutację. W demonstracji kandydatka otrzymuje 3/10 za dopasowanie CV, a później 9/10 za zadanie rekrutacyjne. Ten przykład pokazuje, dlaczego wstępna analiza dokumentu powinna być rozpatrywana razem z wynikami kolejnych etapów.
Dane odczytane z CV i wstępna ocena dopasowania do ogłoszenia.
3. HR prowadzi kandydatów przez wspólne etapy
Rekrutacja obejmuje rozmowę telefoniczną, zadanie, spotkanie z kandydatem i decyzję o zatrudnieniu.
Na etapie rozmowy system może utworzyć zadanie z listą pytań lub dodać scenariusz w komentarzu. Osoba prowadząca rekrutację ma przygotowany zakres rozmowy, co ułatwia porównywanie kandydatów.
Zadanie rekrutacyjne można wysłać z szablonu wiadomości. System uzupełnia imię i uzgodniony termin wykonania. Przed kolejnym etapem rekruter zapisuje ocenę liczbową oraz komentarz. W pokazanej konfiguracji zbyt krótki opis nie pozwala przejść dalej.
Lista pytań pomaga prowadzić rozmowy według wspólnych kryteriów.
Szablon wiadomości wykorzystuje dane kandydata i ustalony termin.
4. Manager otrzymuje podsumowanie do decyzji
Po rekomendacji HR system tworzy zadanie dla przełożonego. Zawiera ono podsumowanie CV, ocenę zadania, komentarz po spotkaniu oraz informacje o oczekiwaniach finansowych, terminie rozpoczęcia pracy i formie zatrudnienia.
Manager może podjąć decyzję na podstawie zebranego podsumowania. Z zadania ma również dostęp do powiązanej karty, jeżeli potrzebuje szczegółów.
HR przygotowuje te informacje w trakcie rekrutacji. Przekazanie sprawy do decyzji wykorzystuje już zapisane dane.
Manager otrzymuje rekomendację i warunki zatrudnienia w jednym zadaniu.
5. Odrzucone kandydatury mają zapisany powód
Przy zakończeniu rekrutacji bez zatrudnienia można wskazać przyczynę, np. niespełnienie wymagań, brak kontaktu lub oczekiwania finansowe.
Pozwala to później odnaleźć osoby według powodu zakończenia procesu i wcześniejszej oceny. Gdy zmienią się warunki rekrutacji, HR może wrócić do odpowiednich kandydatur.
Onboarding: przygotowanie pracy zaczyna się przed pierwszym dniem
Opiekun otrzymuje zadanie przed dołączeniem pracownika
Po zakończeniu rekrutacji dane zatrudnionej osoby przechodzą do procesu onboardingowego.
Automatyzacja może uruchomić przygotowania określoną liczbę dni przed rozpoczęciem pracy. W demonstracji przyjęto siedem dni. System wymaga wskazania osoby odpowiedzialnej i tworzy dla niej zadanie dotyczące przygotowania stanowiska.
W karcie zaznacza się potrzebny sprzęt i systemy, np. komputer, monitor, telefon, Bitrix24 oraz konto Google. Lista określa, co trzeba przygotować i co pracownik ma otrzymać.
Przygotowanie stanowiska na podstawie zapisanej listy sprzętu i kont.
Pierwszy dzień: konta, sprzęt i dokument przekazania
Na etapie pierwszego dnia osoba prowadząca onboarding organizuje nadanie dostępów i przypisuje konto pracownika do procesu.
Z danych w karcie można wygenerować protokół przekazania sprzętu. Dokument wykorzystuje wskazane wcześniej wyposażenie i dane osoby. Można go pobrać, wysłać lub wydrukować do podpisu.
Automatyzacja porządkuje zadania i dokumentację. Samo utworzenie lub zamknięcie kont w poszczególnych systemach wymaga działania odpowiedzialnej osoby albo osobno skonfigurowanej integracji.
Dokument przekazania sprzętu powstaje z danych zapisanych podczas onboardingu.
Informacje są przekazywane w kolejnych dniach
W pierwszym tygodniu system może wysyłać pracownikowi zaplanowane wiadomości. Można w nich rozłożyć informacje o zasadach pracy, firmie i materiałach do przeczytania.
Wiadomości mogą odsyłać do bazy wiedzy. Opiekun zajmuje się wdrożeniem na stanowisku, a powtarzalne informacje są przekazywane według przygotowanego harmonogramu.
Zaplanowane wiadomości rozkładają informacje na kolejne dni pracy.
Offboarding: powrót do listy sprzętu i dostępów
Zakończenie współpracy uruchamia kolejne zadania
Przejście z aktywnego pracownika do offboardingu rozpoczyna proces zakończenia współpracy. System tworzy zadanie dotyczące odebrania dostępów, wykorzystując informacje zapisane podczas onboardingu.
Osoba odpowiedzialna otrzymuje listę systemów, do których pracownik miał dostęp. Może przeprowadzić zamknięcie kont i potwierdzić wykonane działania.
Lista systemów z onboardingu jest wykorzystywana przy zakończeniu współpracy.
Zwrot sprzętu można oprzeć na wcześniejszym przekazaniu
Lista wydanego wyposażenia stanowi podstawę do sprawdzenia zwrotu komputera, monitora i telefonu.
Proces można rozszerzyć o zadanie odbioru sprzętu oraz protokół zwrotu generowany z szablonu. Pozwala to zestawić wyposażenie przekazane na początku współpracy z wyposażeniem odebranym przy jej zakończeniu.
W webinarze omówiono możliwość generowania takiego dokumentu. Pokazano natomiast protokół przekazania sprzętu podczas onboardingu.
Rozmowa końcowa zamyka proces
Ostatni pokazany etap obejmuje zadanie przeprowadzenia exit interview. Można uzupełnić je o pytania pomocnicze oraz wymagane pole na wnioski.
Proces da się również rozbudować o czynności księgowości i inne działania wynikające z zasad firmy.
Rozmowa końcowa ma własne zadanie w procesie offboardingu.
Podział odpowiedzialności
| Rola | Odpowiedzialność w procesie |
|---|---|
| HR / rekruter | Kandydatury, rozmowy, zadania rekrutacyjne, oceny i rekomendacja |
| Manager | Decyzja o zatrudnieniu na podstawie zebranego podsumowania |
| Opiekun onboardingu | Przygotowanie stanowiska i koordynacja wdrożenia pracownika |
| Osoby odpowiedzialne za sprzęt i systemy | Wydanie oraz odbiór wyposażenia, nadanie i odebranie dostępów |
Co daje takie połączenie procesów
-
Mniej przepisywania danych
Parser CV uzupełnia kontakt, a informacje z rekrutacji są wykorzystywane przy decyzji managera i rozpoczęciu onboardingu.
-
Czytelniejsze rekomendacje
Ocena zadania, komentarz po rozmowie i warunki zatrudnienia trafiają do podsumowania dla przełożonego.
-
Przygotowania z wyprzedzeniem
Data rozpoczęcia pracy uruchamia zadanie dla opiekuna przed dołączeniem pracownika.
-
Dokumenty oparte na zapisanych ustaleniach
Protokół przekazania sprzętu korzysta z danych w karcie.
-
Lista dostępów dostępna przy odejściu
Offboarding wykorzystuje informacje zebrane podczas przygotowania stanowiska.
Chcesz uporządkować podobny proces w swojej firmie?
ZACZNIJ OD ROZMOWY Z NAMI :)
Bezpłatna konsultacja to rozmowa z naszym ekspertem.
Opowiesz nam, z jakimi problemami zmagasz się w swojej firmie, a my przedstawimy nasze rozwiązania!
Tu załadowany zostanie formularz CRM
.