Automatyzacja rekrutacji kandydatów dla firmy z branży energetycznej

Automatyzacja rekrutacji kandydatów dla firmy z branży energetycznej
God Energy - Polska firma, stworzona z myślą o wsparciu polskich przedsiębiorców w poszukiwaniu optymalnych rozwiązań zmierzających do redukcji kosztów zużycia energii elektrycznej oraz gazu.
Gorąco zachęcamy do odwiedzenia ich strony: https://godenergy.pl/
Branża: energetyczna
Poprzez różne kanały takie jak pracuj.pl, olx i inne portale pracy zainteresowany kandydat kontaktuje się. Informacje o kandydatach nie są udostępniane w łatwy sposób między pracownikami. Ciężko dostosować też terminy spotkań oraz zebrać wymagane dane od kandydata.
Główne problemy:
Potrzeby klienta rozwiązane dzięki Bitrix24:
Pierwszym etapem w naszej współpracy jest dokładne poznanie klienta oraz jego procesów biznesowych. Pomaga to zrozumieć jego potrzeby oraz przełożyć je na wstępne rozwiązania i automatyzacje, które można zrealizować w systemie Bitrix24. God Energy przygotował dla wizualizację, na której podzielili się z nami jak aktualnie wygląda u nich ten proces, a także swoje wstępne pomysły na automatyzację w niektórych obszarach.
Zaczęliśmy od wstępnego zarysu lejka, podzielenia go na etapy oraz propozycje automatyzacji. Po kilku spotkaniach oraz dopracowaniu procesu wychodziły kolejne rzeczy do dodania, usunięcia lub zmiany. Finalnie oboje jesteśmy usatysfakcjonowani z wspólnie stworzonego procesu w Bitrix24, który mam przyjemność przedstawić poniżej.
Zacznijmy od początku…
Wszystko zaczyna się od formularza Bitrix'a (obraz 1), który możemy osadzić na każdej stronie internetowej w postaci krótkiego skryptu. Nasz formularz został osadzony na stronie internetowej God Energy, gdzie zachęcają oni do aplikowania swoich kandydatów.
Formularz zdecydowaliśmy się podzielić na dwie części, gdzie w pierwszej pytamy kandydata o najistotniejsze dla nas informacje.
Natomiast w drugiej o istotne informacje odnośnie samej pracy (obraz 2).
Przy polach oznaczonych czerwoną gwiazdką wymagamy od kandydata przesłania nam konkretnych danych.
Pomaga to ujednolicić proces rekrutacji oraz zadbać o to, żebyśmy na pewno mieli wszystkie wymagane dane do następnych kroków.
Gotowe!
Kandydat zaaplikował przez nasz formularz. Ale co dalej? Zobaczmy jak to wygląda od strony Bitrix'a.
Jak widać pojawiła się nowa karteczka w naszym lejku o nazwie REKRUTACJA (obraz 4). Jest to miejsce wyznaczone specjalnie dla wszystkich nowo aplikujących. Koniec z gubieniem maili w stosie innych spraw.
Dodatkowo wszystkie podane przez kandydata informacje zapisane zostały w odpowiedniej sekcji (obraz 5), czyli takim pojemniku na dane. Będziemy mogli je teraz wykorzystywać w następnych etapach lejka.
Tak wygląda karta deala (obraz 1), czyli w naszym przypadku konkretnej aplikacji zainteresowanego naszą ofertą pracy. Po lewej stronie przechowujemy wszystkie niezbędne dane zarówno te od klienta jak i te, które sami zdecydowaliśmy się tam umieścić. Po prawej natomiast widać całą historię danej aplikacji kandydata. Jak widać pojawiły się 2 nowe zadania, które automatycznie przypisane są do osoby odpowiedzialnej za nie.
W tym przypadku do HR, którzy mają za zadanie wstępnie zweryfikować kandydata. Zresztą zobaczmy na zadanie tam jest wszystko opisane.
Samo zadanie składa się z dwóch części (obraz 2).
Pierwsza to opis do zadania, gdzie zdecydowaliśmy się wyjąć wszystkie najważniejsze informacje, które kandydat do nas przysłał. Ułatwi to pracę nad danym zadaniem, ponieważ nie trzeba już sprawdzać i wyciągać informacji z innych miejsc.
Druga część to checklista do odhaczenia, która krok po kroku podpowiada co trzeba dalej zrobić.
Nie musimy pamiętać kiedy do kogo dzwonić, oddzwaniać i się przypominać, bo Bitrix24 robi to za nas.
Uzupełniamy wymagane pola i kontrolujemy to z naszą checklistą (obraz 3), a gdy wszystko zostało uzupełnione możemy zamknąć zadanie.
Bitrix24 umożliwia wiele automatyzacji bazując na datach. Jedną z nich będzie tutaj przypomnienie o rozmowie rekrutacyjnej na następnym etapie. Jest też link do rozmowy, który przekierowuje na konferencję wideo również w obrębie Bitrix24. Nie trzeba robić spotkania na Google Meets, Loomie czy Teams'ach. (obraz 1)
Jest jeszcze ciekawe pole Odbiera? [rekrutacja]. Pole to będzie miało znaczenie przy automatyzacji wysyłającej powiadomienia SMS o próbie kontaktu w przypadku, gdy klient nie odbierze telefonu. W takim przypadku należy zmienić pole na “Nie”.
Deal pozostawiony na tym etapie będzie wysyłał 2 powiadomienia SMS jedno po godzinie a następne po 23 godzinach.
Po zakończeniu zadania informujemy wysyłamy automatyczny email (obraz 4) z linkiem i godziną właśnie umówionego spotkania. Tak wygląda email wysłany do kandydata (obraz 5).
Bitrix bazowo nie pozwala wysyłać emaili do ludzi, którzy nie są dodani jako kontakty w naszej firmie. Tutaj obeszliśmy to w ten sposób, że tworzymy kontakt z informacji od kandydata tylko na czas trwania rekrutacji.
Taki kontakt jest oznaczony opisem [Kandydat] (obraz 6). Przy końcu procesu, czyli wyjściu z lejka dany kontakt zostanie usunięty.
Jeśli wszystko zostało zrobione zmieniamy etap na E2: Rozmowa rekrutacyjna. System sprawdzi, czy nie musimy uzupełnić jeszcze jakiś pól dla tego etapu, jeśli tak to każe nam uzupełnić w formie takiej jaką widać poniżej (obraz 1). Dzięki temu zawsze mamy komplet informacji.
Zanim jednak przejdziemy do etapu 2 naszego lejka REKRUTACJA omówimy sobie jeszcze jeden problem klienta.
Takie pytanie pojawiło się podczas naszych konsultacji, oto jak je rozwiązaliśmy (obraz 2).
Jeśli nie chcemy współpracować z danym kandydatem, możemy zamknąć dany deal jako przegrany. Podajemy powód (obraz 3), po czym Bitrix24 wymaga od nas krótkiego opisu, dlaczego odrzucamy danego kandydata (obraz 4).
Następnie Bitrix doda go do listy kandydatów na później (obraz 5), gdzie będziemy mogli trzymać ludzi, do których byśmy chcieli potencjalnie wrócić kiedyś. Da nam to też możliwość sprawdzenia czy dany kandydat przechodził już u nas proces, czy też nie.
Poniżej znajduje się zadanie (obraz 6), które jest widoczne tylko gdy dany klient przechodził już u nas proces aplikacji i został odrzucony.
Po otwarciu zadania widzimy komunikat (obraz 7), że automatyzacja na podstawie adresu email dowiedziała się, że kandydat już przechodził proces. Wyszukuje ona zarówno po emailu, jak i po imieniu i nazwisku oraz numerze telefonu.
Dany kandydat zapowiada się obiecująco i umówiliśmy się z nim na rozmowę. Zobaczmy zadanie (obraz 2).
Jak widać zadanie zawiera między innymi informacje o dacie i formie spotkania, jak i krótki opis pytań do zadania przez osobę prowadzącą spotkanie.
Poniższa sekcja (obraz 3) jest pojemnikiem na odpowiedzi kandydata na nasze pytania. Pomoże to w łatwy sposób wrócić do nich lub zapoznać się z nimi osobie trzeciej.
Także stworzyliśmy zadanie (obraz 4) dla osoby decydującej o podjęciu współpracy z danym kandydatem.
Jeśli decydujemy się na współpracę zmieniamy etap na E3 (obraz 5), jeśli nie zamykamy deala.
Kolejne zadanie (obraz 1) i kolejne spotkanie (obraz 2). Tym razem, żeby przedstawić kandydatowi prezentację odnośnie firmy.
Uzupełniamy wymagane informacje i zmieniamy etap (obraz 3).
Poniższe zadanie (obraz 1) będzie przypominało nam o spotkaniu, a w opisie znajdziemy najważniejsze informacje.
Oto pojemnik na informacje (obraz 2), które będziemy mieli po spotkaniu lub jeśli spotkanie się nie odbędzie z losowych powodów.Na tym etapie będziemy wysyłać kwestionariusz do kandydata, wygląda on bardzo podobnie do wcześniejszego formularza (obraz 2).
Zaznaczając ten checkbox (obraz 3) mówimy automatyzacji, że kandydat jest gotowy na współpracę i przesyłamy mu formularz do uzupełnienia (obraz 4).
Po kliknięciu w link, kandydat zostanie przeniesiony na stronę, gdzie będzie musiał wpisać swój email (obraz 6). Ponieważ mamy już jego informacje w systemie Bitrix, system automatycznie rozpozna, o którą sprawę rekrutacyjną chodzi, i doda nowe dane do istniejącej karty deala w lejku rekrutacyjnym, czyli naszego kandydata.
Po kliknięciu "Wyślij", formularz zostanie przesłany do nas, a etap zmieni się automatycznie.
Po kliknięciu "Wyślij", formularz zostanie przesłany do nas, a etap zmieni się automatycznie. Wszystkie informacje na ten temat będą widoczne w karcie kandydata (obraz 1).
Powstanie również nowe zadanie (obraz 2) dla osoby odpowiedzialnej za naszą aplikację, aby wiedziała, że kandydat odbił piłeczkę i można kontynuować pracę nad jego kandydaturą.
Następne zadanie polega na uzupełnieniu kilku dodatkowych pól (obrazy 3, 4, 5).
Następnym krokiem będzie wygenerowanie potrzebnych dokumentów. Poniższe zadanie (obraz 1) przedstawia wymagane, uzupełnione dane pogrubioną czcionką. Jeśli czegoś by nam brakowało, możemy to w łatwy sposób zweryfikować (obraz 2).
Po zamknięciu zadania, w tle uruchamiana jest automatyzacja, która generuje dokument umowy współpracy (obraz 3) i zapisuje go w odpowiednim miejscu w sekcji DOKUMENTY. W zależności od preferowanej formy zatrudnienia generowana jest umowa albo B2B, albo UZ.
Jak widać w punkcie 2, w umowie zostały podstawione odpowiednie pola w odpowiednie miejsca w dokumencie. W taki sam sposób generowane są jeszcze trzy inne dokumenty.
Szybko możemy zweryfikować, że nie brakuje żadnych informacji i generujemy pozostałe dokumenty (obraz 4).
Wszystkie dokumenty znajdują się w karcie deala (obraz 5).
Zamykamy to zadanie i przechodzimy do etapu omówienia dokumentów. System poprosi nas o podanie daty spotkania (obraz 6).
System także utworzy zadanie z linkiem do spotkania (obraz 7).
Po podpisaniu dokumentów możemy przejść dalej, czyli na wejście w strukturę.
Musimy wypełnić sekcję "DOSTĘPY" (obraz 2), w której tworzymy i podajemy adres firmowy klienta, a także automatycznie generujemy hasło.
Wysyłamy maila z dostępami do systemu dla kandydata, co kończy proces. Możemy zacząć z nim współpracę. Po dodaniu kandydata do systemu, widzi on zadanie przeznaczone tylko dla nowych użytkowników. W tym zadaniu otrzymuje instrukcje, jak pracować w Bitrix oraz kilka innych informacji, które God Energy zdecydowało się przekazywać specjalnie dla swoich nowych pracowników.
Jeśli zakończymy umowę z sukcesem (obraz 3), na samym końcu wysyłamy jeszcze e-mail, w którym dziękujemy za udział i gratulujemy sukcesu kandydatowi (obraz 4).
Efekty współpracy:
Zastanawiasz się, która licencja Bitrix24 będzie najlepsza dla twojej firmy? Chcesz wiedzieć ile będzie kosztowało wdrożenie Bitrix24? Na te i inne pytania odpowiemy podczas rozmowy.