Poprzez różne kanały takie jak pracuj.pl, olx i inne portale pracy zainteresowany kandydat kontaktuje się. Informacje o kandydatach nie są udostępniane w łatwy sposób między pracownikami. Ciężko dostosować też terminy spotkań oraz zebrać wymagane dane od kandydata. 

Główne problemy:

1. Rozproszone dane
2. Brak standaryzacji procesu
3. Gubienie kandydatów: brak odpowiedzi ze strony rekrutującego
4. Gubienie niektórych dat
5. Dużo papierkowej pracy
6. Nieintuicyjne narzędzia 

Potrzeby klienta rozwiązane dzięki Bitrix24:

1. Stworzenie kompleksowego procesu jednakowego dla wszystkich aplikujących
2. Zautomatyzowanie maili dla kandydatów, żeby zawsze byli dobrze poinformowani o swoim aktualnym statusie rekrutacji
3. Czytelny widok ze wszystkimi wymaganymi danymi dostępny dla różnych członków organizacji
4. Automatyczne generowanie i przechowywanie dokumentów w łatwo dostępnym miejscu
5. Stworzenie “przechowalni” dla kandydatów, którzy już brali udział w rekrutacji
6. Przeniesienie obowiązku uzupełnienia danych na kandydata
7. Intuicyjne podpowiedzi co robić dalej w trakcie całego procesu dla osób odpowiedzialnych za dane obszary
8. Powiadomienia o próbie kontaktu ze strony firmy w formie wiadomości SMS 

Pierwszym etapem w naszej współpracy jest dokładne poznanie klienta oraz jego procesów biznesowych. Pomaga to zrozumieć jego potrzeby oraz przełożyć je na wstępne rozwiązania i automatyzacje, które można zrealizować w systemie Bitrix24. God Energy przygotował dla wizualizację, na której podzielili się z nami jak aktualnie wygląda u nich ten proces, a także swoje wstępne pomysły na automatyzację w niektórych obszarach. 

Zaczęliśmy od wstępnego zarysu lejka, podzielenia go na etapy oraz propozycje automatyzacji. Po kilku spotkaniach oraz dopracowaniu procesu wychodziły kolejne rzeczy do dodania, usunięcia lub zmiany. Finalnie oboje jesteśmy usatysfakcjonowani z wspólnie stworzonego procesu w Bitrix24, który mam przyjemność przedstawić poniżej.

Nie musimy pamiętać kiedy do kogo dzwonić, oddzwaniać i się przypominać, bo Bitrix24 robi to za nas.

Uzupełniamy wymagane pola i kontrolujemy to z naszą checklistą (obraz 3), a gdy wszystko zostało uzupełnione możemy zamknąć zadanie.

Po zakończeniu zadania informujemy wysyłamy automatyczny email (obraz 4) z linkiem i godziną właśnie umówionego spotkania. Tak wygląda email wysłany do kandydata (obraz 5).

Jeśli wszystko zostało zrobione zmieniamy etap na E2: Rozmowa rekrutacyjna. System sprawdzi, czy nie musimy uzupełnić jeszcze jakiś pól dla tego etapu, jeśli tak to każe nam uzupełnić w formie takiej jaką widać poniżej (obraz 1). Dzięki temu zawsze mamy komplet informacji.

Zanim jednak przejdziemy do etapu 2 naszego lejka REKRUTACJA omówimy sobie jeszcze jeden problem klienta.

• A co jeśli dany kandydat już do nas aplikował i go odrzuciliśmy?

Takie pytanie pojawiło się podczas naszych konsultacji, oto jak je rozwiązaliśmy (obraz 2).

Jeśli nie chcemy współpracować z danym kandydatem, możemy zamknąć dany deal jako przegrany. Podajemy powód (obraz 3), po czym Bitrix24 wymaga od nas krótkiego opisu, dlaczego odrzucamy danego kandydata (obraz 4).

Dany kandydat zapowiada się obiecująco i umówiliśmy się z nim na rozmowę. Zobaczmy zadanie (obraz 2).  

Jak widać zadanie zawiera między innymi informacje o dacie i formie spotkania, jak i krótki opis pytań do zadania przez osobę prowadzącą spotkanie.

Poniższa sekcja (obraz 3) jest pojemnikiem na odpowiedzi kandydata na nasze pytania. Pomoże to w łatwy sposób wrócić do nich lub zapoznać się z nimi osobie trzeciej.

Także stworzyliśmy zadanie (obraz 4) dla osoby decydującej o podjęciu współpracy z danym kandydatem.

Kolejne zadanie (obraz 1) i kolejne spotkanie (obraz 2). Tym razem, żeby przedstawić kandydatowi prezentację odnośnie firmy. 

Poniższe zadanie (obraz 1) będzie przypominało nam o spotkaniu, a w opisie znajdziemy najważniejsze informacje.

Na tym etapie będziemy wysyłać kwestionariusz do kandydata, wygląda on bardzo podobnie do wcześniejszego formularza (obraz 2). 

Zaznaczając ten checkbox (obraz 3) mówimy automatyzacji, że kandydat jest gotowy na współpracę i przesyłamy mu formularz do uzupełnienia (obraz 4). 

Po kliknięciu w link, kandydat zostanie przeniesiony na stronę, gdzie będzie musiał wpisać swój email (obraz 6). Ponieważ mamy już jego informacje w systemie Bitrix, system automatycznie rozpozna, o którą sprawę rekrutacyjną chodzi, i doda nowe dane do istniejącej karty deala w lejku rekrutacyjnym, czyli naszego kandydata.

Po kliknięciu "Wyślij", formularz zostanie przesłany do nas, a etap zmieni się automatycznie. Wszystkie informacje na ten temat będą widoczne w karcie kandydata (obraz 1).

Powstanie również nowe zadanie (obraz 2) dla osoby odpowiedzialnej za naszą aplikację, aby wiedziała, że kandydat odbił piłeczkę i można kontynuować pracę nad jego kandydaturą. 

Następne zadanie polega na uzupełnieniu kilku dodatkowych pól (obrazy 3, 4, 5).

Następnym krokiem będzie wygenerowanie potrzebnych dokumentów. Poniższe zadanie (obraz 1) przedstawia wymagane, uzupełnione dane pogrubioną czcionką. Jeśli czegoś by nam brakowało, możemy to w łatwy sposób zweryfikować (obraz 2).

Po zamknięciu zadania, w tle uruchamiana jest automatyzacja, która generuje dokument umowy współpracy (obraz 3) i zapisuje go w odpowiednim miejscu w sekcji DOKUMENTY. W zależności od preferowanej formy zatrudnienia generowana jest umowa albo B2B, albo UZ.

Jak widać w punkcie 2, w umowie zostały podstawione odpowiednie pola w odpowiednie miejsca w dokumencie. W taki sam sposób generowane są jeszcze trzy inne dokumenty.

Szybko możemy zweryfikować, że nie brakuje żadnych informacji i generujemy pozostałe dokumenty (obraz 4). 

Wszystkie dokumenty znajdują się w karcie deala (obraz 5). 

Zamykamy to zadanie i przechodzimy do etapu omówienia dokumentów. System poprosi nas o podanie daty spotkania (obraz 6).

Po podpisaniu dokumentów możemy przejść dalej, czyli na wejście w strukturę.

Musimy wypełnić sekcję "DOSTĘPY" (obraz 2), w której tworzymy i podajemy adres firmowy klienta, a także automatycznie generujemy hasło.

Wysyłamy maila z dostępami do systemu dla kandydata, co kończy proces. Możemy zacząć z nim współpracę. Po dodaniu kandydata do systemu, widzi on zadanie przeznaczone tylko dla nowych użytkowników. W tym zadaniu otrzymuje instrukcje, jak pracować w Bitrix oraz kilka innych informacji, które God Energy zdecydowało się przekazywać specjalnie dla swoich nowych pracowników.

Jeśli zakończymy umowę z sukcesem (obraz 3), na samym końcu wysyłamy jeszcze e-mail, w którym dziękujemy za udział i gratulujemy sukcesu kandydatowi (obraz 4).