Skontaktuj się z nami
+48 573 503 972

Automatyzacja rekrutacji kandydatów dla firmy z branży energetycznej

zdjęcie-case-study-artykuł

Marek Górski

Poznaj naszego klienta: 

God Energy - Polska firma, stworzona z myślą o wsparciu polskich przedsiębiorców w poszukiwaniu optymalnych rozwiązań zmierzających do redukcji kosztów zużycia energii elektrycznej oraz gazu.

Gorąco zachęcamy do odwiedzenia ich strony: https://godenergy.pl/

Zatrudnienie: ???

Branża: energetyczna

Wersja Bitrix24: ???

branza-energetyczna-case-study-bitrix24

Twoje problemy => Nasze rozwiązania!

Jak ustandaryzować i zautomatyzować proces przez który przechodzi kandydat?

Poprzez różne kanały takie jak pracuj.pl, olx i inne portale pracy zainteresowany kandydat kontaktuje się. Informacje o kandydatach nie są udostępniane w łatwy sposób między pracownikami. Ciężko dostosować też terminy spotkań oraz zebrać wymagane dane od kandydata. 

Główne problemy:

  1. Rozproszone dane
  2. Brak standaryzacji procesu
  3. Gubienie kandydatów: brak odpowiedzi ze strony rekrutującego
  4. Gubienie niektórych dat
  5. Dużo papierkowej pracy
  6. Nieintuicyjne narzędzia 

Potrzeby klienta rozwiązane dzięki Bitrix24:

  1. Stworzenie kompleksowego procesu jednakowego dla wszystkich aplikujących
  2. Zautomatyzowanie maili dla kandydatów, żeby zawsze byli dobrze poinformowani o swoim aktualnym statusie rekrutacji
  3. Czytelny widok ze wszystkimi wymaganymi danymi dostępny dla różnych członków organizacji
  4. Automatyczne generowanie i przechowywanie dokumentów w łatwo dostępnym miejscu
  5. Stworzenie “przechowalni” dla kandydatów, którzy już brali udział w rekrutacji
  6. Przeniesienie obowiązku uzupełnienia danych na kandydata
  7. Intuicyjne podpowiedzi co robić dalej w trakcie całego procesu dla osób odpowiedzialnych za dane obszary
  8. Powiadomienia o próbie kontaktu ze strony firmy w formie wiadomości SMS 

Znasz te problemy? My znamy ich rozwiązanie. Pogadajmy!

Najważniejszy etap wdrożenia Bitrix24

Poznajemy firmę

Pierwszym etapem w naszej współpracy jest dokładne poznanie klienta oraz jego procesów biznesowych. Pomaga to zrozumieć jego potrzeby oraz przełożyć je na wstępne rozwiązania i automatyzacje, które można zrealizować w systemie Bitrix24. God Energy przygotował dla wizualizację, na której podzielili się z nami jak aktualnie wygląda u nich ten proces, a także swoje wstępne pomysły na automatyzację w niektórych obszarach. 

proces-rekrutacji-pracownikow

Jak wyglądają wdrożone rozwiązania w Bitrix24?

Od czego zaczęliśmy?

Zaczęliśmy od wstępnego zarysu lejka, podzielenia go na etapy oraz propozycje automatyzacji. Po kilku spotkaniach oraz dopracowaniu procesu wychodziły kolejne rzeczy do dodania, usunięcia lub zmiany. Finalnie oboje jesteśmy usatysfakcjonowani z wspólnie stworzonego procesu w Bitrix24, który mam przyjemność przedstawić poniżej.

formularz-kontaktowy-bitrix24

Zacznijmy od początku…

Wszystko zaczyna się od formularza Bitrix'a, który możemy osadzić na każdej stronie internetowej w postaci krótkiego skryptu. Nasz formularz został osadzony na stronie internetowej God Energy, gdzie zachęcają oni do aplikowania swoich kandydatów. 

Formularz zdecydowaliśmy się podzielić na dwie części, gdzie w pierwszej pytamy kandydata o najistotniejsze dla nas informacje.

Natomiast w drugiej o istotne informacje odnośnie samej pracy

Przy polach oznaczonych czerwoną gwiazdką wymagamy od kandydata przesłania nam konkretnych danych.

Pomaga to ujednolicić proces rekrutacji oraz zadbać o to, żebyśmy na pewno mieli wszystkie wymagane dane do następnych kroków.

formularz-bitrix24


formularz-bitrix24

Gotowe!

Kandydat zaaplikował przez nasz formularz. Ale co dalej? Zobaczmy jak to wygląda od strony Bitrix'a. 

bitrix24-HR

Jak widać pojawiła się nowa karteczka w naszym lejku o nazwie REKRUTACJA. Jest to miejsce wyznaczone specjalnie dla wszystkich nowo aplikujących. Koniec z gubieniem maili w stosie innych spraw. 

Dodatkowo wszystkie podane przez kandydata informacje zapisane zostały w odpowiedniej sekcji, czyli takim pojemniku na dane. Będziemy mogli je teraz wykorzystywać w następnych etapach lejka. 

formularz-bitrix


Jak to wygląda w Bitrix'ie?

widok-deala-bitrix

Tak wygląda karta deala, czyli w naszym przypadku konkretnej aplikacji zainteresowanego naszą ofertą pracy. Po lewej stronie przechowujemy wszystkie niezbędne dane zarówno te od klienta jak i te, które sami zdecydowaliśmy się tam umieścić. Po prawej natomiast widać całą historię danej aplikacji kandydata. Jak widać pojawiły się 2 nowe zadania, które automatycznie przypisane są do osoby odpowiedzialnej za nie. 

W tym przypadku do HR, którzy mają za zadanie wstępnie zweryfikować kandydata. Zresztą zobaczmy na zadanie tam jest wszystko opisane.

Samo zadanie składa się z dwóch części.

Pierwsza to opis do zadania, gdzie zdecydowaliśmy się wyjąć wszystkie najważniejsze informacje, które kandydat do nas przysłał. Ułatwi to pracę nad danym zadaniem, ponieważ nie trzeba już sprawdzać i wyciągać informacji z innych miejsc. 

Druga część to checklista do odhaczenia, która krok po kroku podpowiada co trzeba dalej zrobić.

widok-zadania

Automatyzacje, które ułatwiają pracę

Nie musimy pamiętać kiedy do kogo dzwonić, oddzwaniać i się przypominać, bo Bitrix24 robi to za nas.

Uzupełniamy wymagane pola i kontrolujemy to z naszą checklistą, a gdy wszystko zostało uzupełnione możemy zamknąć zadanie.

bitrix24-HR

Bitrix24 umożliwia wiele automatyzacji bazując na datach. Jedną z nich będzie tutaj przypomnienie o rozmowie rekrutacyjnej na następnym etapie. Jest też link do rozmowy, który przekierowuje na konferencję wideo również w obrębie Bitrix24. Nie trzeba robić spotkania na Google Meets, Loomie czy Teams'ach.

Jest jeszcze ciekawe pole Odbiera? [rekrutacja]. Pole to będzie miało znaczenie przy automatyzacji wysyłającej powiadomienia SMS o próbie kontaktu w przypadku, gdy klient nie odbierze telefonu. W takim przypadku należy zmienić pole na “Nie”. 

Deal pozostawiony na tym etapie będzie wysyłał 2 powiadomienia SMS jedno po godzinie a następne po 23 godzinach.

bitrix-rozmowa-rekrutacyjna-proces
bitrix-zadanie-checklista

Po zakończeniu zadania informujemy wysyłamy automatyczny email z linkiem i godziną właśnie umówionego spotkania. Tak wygląda email wysłany do kandydata.

bitrix-procesy-HR
bitrix24-procesy-hr
bitrix24-HR

Bitrix bazowo nie pozwala wysyłać emaili do ludzi, którzy nie są dodani jako kontakty w naszej firmie. Tutaj obeszliśmy to w ten sposób, że tworzymy kontakt z informacji od kandydata tylko na czas trwania rekrutacji. 

Taki kontakt jest oznaczony opisem [Kandydat]. Przy końcu procesu, czyli wyjściu z lejka dany kontakt zostanie usunięty. 

Przechodzimy do etapu 2, czyli rozmowy rekrutacyjnej

Jeśli wszystko zostało zrobione zmieniamy etap na E2: Rozmowa rekrutacyjna. System sprawdzi, czy nie musimy uzupełnić jeszcze jakiś pól dla tego etapu, jeśli tak to każe nam uzupełnić w formie takiej jaką widać poniżej (obraz 1). Dzięki temu zawsze mamy komplet informacji.

Zanim jednak przejdziemy do etapu 2 naszego lejka REKRUTACJA omówimy sobie jeszcze jeden problem klienta.

  • A co jeśli dany kandydat już do nas aplikował i go odrzuciliśmy?

Takie pytanie pojawiło się podczas naszych konsultacji, oto jak je rozwiązaliśmy (obraz 2).

Jeśli nie chcemy współpracować z danym kandydatem, możemy zamknąć dany deal jako przegrany. 

bitrix-procesy-HR
bitrix24-procesy-hr

Podsumowanie:

Efekty współpracy:

1. Uporządkowany proces sprzedaży i realizacji: 

Cele:

  • 30 minut na całkowitą obsługę zlecenia
  • 60 obsłużonych zleceń na miesiąc
2. Wszystko w jednym miejscu, przy zachowaniu wielokanałowości w procesie sprzedaży: 

Wszystkie informacje są w jednym miejscu, dzięki temu dokładnie wiemy, ile osób obecnie jest zainteresowanych, obsługiwanych i na jakim są etapie. To pozwala nam kontrolować cały proces sprzedaży.

Jeżeli chcesz sprawdzić czy Bitrix24 może pomóc w Twojej firmie, to kliknij tutaj: