Jak zautomatyzować proces sprzedaży półkolonii? - Case Study GO4Robot

Jarosław Kałasz

Poznaj naszego klienta:

GO4Robot to ogólnopolska sieć franczyzowa, która uczy dzieci robotyki i programowania z wykorzystaniem klocków LEGO i nie tylko. Stworzyli swój autorski program edukacyjny, dzięki temu zajęcia prowadzą dla dzieci już od 3 roku życia. W samym Poznaniu z ich zajęć korzysta 2000 dzieci tygodniowo!
W okresie letnim organizują półkolonie i warsztaty z robotyki, których nadrzędnym celem jest dobra zabawa połączona z wiedzą.

Branża: Edukacyjna

Zatrudnienie: 20+

GO4robot

Problemy GO4Robot => Rozwiązania ITrix:

Problem główny: Jak usprawnić proces sprzedaży półkolonii?

Proces sprzedaży półkolonii zazwyczaj zaczyna się na przełomie kwietnia i maja. Oznacza to, że w tym samym czasie prowadzone są zajęcia cykliczne i obsługa klientów zapisujących się na półkolonie. Obsługa dwóch tak dużych procesów równocześnie wymaga sprawnego zarządzania. Klienci korzystają z różnych kanałów komunikacji, brak jednego miejsca obsługi wszystkich zapytań, powoduje, że możemy tracić potencjalnych klientów. Czy ktoś kiedyś nie zapomniał odpisać na maila? :)
Dotychczas do obsługi półkolonii był Excel, ale nie zdał on egzaminu. Praca w Excelu była czasochłonna i  bez możliwości automatyzacji.

Problemy:

  • długi czas udzielenia odpowiedzi na zapytania otrzymane od klientów,
  • CHAOS, czyli informacje o klientach w kilku miejscach: mail, excel, messanger, notatka w telefonie, 
  • uciekające leady:  klient był zainteresowany, ale nie dostał od nas odpowiedzi albo dostał ją za późno.

Znasz te problemy?

My znamy ich rozwiązania. Porozmawiajmy:

Potrzeby:

  • stworzenie jednego miejsca, w którym będą wszystkie informacje o klientach,
  • automatyzacja: email / sms, przypomnienia wysyłane do klientów,
  • stworzenie procesu sprzedaży z podziałem na etapy,
  • czytelny i szybki widok na aktualne turnusy. 

Nasze rozwiązania 

Ułożony proces sprzedaży półkolonii to fundament pod działania:

Na początku rozpisaliśmy poszczególne działania, od momentu pierwszego kontaktu i jego źródła, aż do finalnego zakończenie półkolonii. Mając wszystkie "puzzle" podzieliliśmy je na etapy i cele, które mają być zrealizowane. W efekcie prac otrzymaliśmy zmapowany proces, który dokładnie opisuje co na którym etapie ma się wydarzyć. Dodatkową wartością podczas mapowania procesu było ustalenie działań na poszczególnych etapach oraz widok 'z lotu ptaka' na cały proces.

Wszystko w jednym miejscu #CRM

Mając już rozpisane etapy, przystąpiliśmy do odtworzenia ich w CRMie. 

Poniżej kilka przykładowych etapów:

  • E1: Zainteresowany: wszystkie osoby, które wyraziły zainteresowanie, ale jeszcze nie dokonały zapisu. Celem jest wypełnienie formularza z zapisami.
  • E3 Mail z info: Automatycznie wysyłamy informację o wpłacie zaliczki + karta uczestnika. W tym mailu zawarte też są wszystkie najważniejsze informacje
  • E5: 7 dni do startu: Wysyłanie maila z przypomnieniem i najważniejszym info, system w tym momencie też weryfikuje poprawność dokumentów i wpłaconej kwoty.
  • E8: Po półkoloniach: Wysyłanie podziękowania za udział w półkoloniach, prośba o opinię i zaproszenie do skorzystania z pozostałych usług.

Jak to działa w praktyce?

Jeżeli zastanawiasz się, jak może to działać w praktyce?

Przygotowałem wideo, w którym pokazuję cały proces krok po kroku:

WIELE KANAŁÓW KOMUNIKACJI => JEDNO MIEJSCE ZAPISÓW:

Klienci kontaktują się przez wiele kanałów:


  • messenger,
  • mail,
  • telefon,
  • strona internetowa,
  • kampanie google ads/FB.
Jak widać, tych kanałów jest naprawdę sporo i łatwo jest zgubić leada, czyli osobę, która była zainteresowana półkoloniami, ale nie wypełniła formularza. Ten problem został rozwiązany za pomocą specjalnego etapu “Zainteresowany’, który ma funkcję szybkiego dodawania kontaktu. Niezależnie od źródła kontaktu pracownik w łatwy sposób dodaje nową osobę zainteresowaną, wypełniając minimum danych:
  • informacje kontaktowe,
  • dane uczestnika (imię, nazwisko lub mail),
  • lokalizacja i komentarz.

Jak zwiększyć liczbę zapisów na półkolonie? 

Czy każdy zainteresowany się zapisze? Odpowiedź brzmi NIE, ale to nie znaczy, że nie mamy dążyć do jak najwyższego współczynnika zapisów (ilość zapisanych / ilość zainteresowanych) i na tym właśnie skupia się etap “Zainteresowany”, którego celem jest wypełnienie formularza przez osoby zainteresowane. Klienci (a szczególnie rodzice) mają dużo na głowie, dlatego trzeba im trochę pomóc. Jak to zrobić:
  • po rozmowie telefonicznej wysłać SMS-a z linkiem,
  • po 5 dniach od kontaktu wysłać artykuł, jak ciekawie spędzić wakacje + link do formularza,
  • skontaktować się w innym terminie np. rodzic dzwoni w kwietniu, ale jeszcze nie jest gotowy, aby zapisać dziecko, taki kontakt należy powtórzyć w maju. System sam o tym przypomni.
Te wszystkie działania mają jeden cel: pomóc klientowi wypełnić formularz z zapisami, a tym samym zwiększyć liczbę uczestników na półkoloniach.

Czy czujesz, że o czymś zapominasz?  

Przy organizacji półkolonii dokumentów/zadań jest naprawdę sporo. Excel już nie daje rady, a ludzka pamięć jest zawodna.
Tu z pomocą przychodzi automatyzacja, a oto kilka przykładów:
  • automatyczny mail do klienta, jeżeli nie wysłał karty zgłoszeniowej,
  • automatycznie podstawiane dane do wiadomości sms i mail :)
  • przypomnienie o wpłatach,
  • automatyczne podziękowanie za udział w półkoloniach i wysłanie ankiety.

Podsumujmy efekty współpracy:

Przed 

Utracone leady, wydłużony czas obsługi klienta, brak procesów


2,55H
Czas obsługi 1 klienta 

  • 0,5H-1H Etap Zainteresowany 

    - szukanie info, gdzie był lead
    - ręcznie wysyłanie wiadomości
    - brak przypomnień/ follow up

  • 0,1H: napisanie i wysyłanie maili z informacjami o formalnościach

  • 0,5H-1H  wysyłanie przypomnień
  • 0,25H weryfikacja płatności
  • 0,1H napisanie i wysłanie maili na 7 dni przed startem z informacjami organizacyjnymi
  • 0,1H  napisanie i wysłanie maili z podsumowaniem półkolonii
po

Wszystko w jednym miejscu, zmapowany proces, automatyzacja działań


0,5H
Czas obsługi 1 klienta

  • 0,25H Etap Zainteresowany 
    - szybkie dodawanie kontaktu
    - szablony wiadomości z linkiem 
    - automatyczne zadania np. follow up
  • 0H: automatyczne wysyłanie maili z informacjami o formalnościach
  • 0H automatyczne wysyłanie przypomnień 
  • 0,25H weryfikacja płatności
  • 0H automatyczne wysłanie maili na 7 dni przed startem z informacjami organizacyjnymi
  • 0H automatyczne wysyłanie maili z podsumowaniem półkolonii

Porozmawiajmy o pieniądzach: Ile GO4Robot zarobi na automatyzacji?

Dokonując prostych obliczeń:

Zaoszczędzony czas na 1 uczestnika: około 2H

Planowa liczba uczestników LATO 2022: 653 osoby

Przyjęta stawka godzinowa: 25 zł brutto/h

WYNIK: 32 650 zł brutto

32 650 zł

Zaoszczędzonych kosztów pracy, dzięki automatyzacji pracesów

zmapowany proces


All in one

Wszystko w jednym miejscu, bez gubienia leadów

Nieźle!

Chętnie dowiem się, jak zaoszczędzić wprowadzając automatyzację w swojej firmie: