Jak zautomatyzować proces sprzedaży półkolonii? - Case Study GO4Robot
Skontaktuj się z nami
+48 573 503 972
Poznaj naszego klienta:
GO4Robot to ogólnopolska sieć franczyzowa, która uczy dzieci robotyki i programowania z wykorzystaniem klocków LEGO i nie tylko. Stworzyli swój autorski program edukacyjny, dzięki temu zajęcia prowadzą dla dzieci już od 3 roku życia. W samym Poznaniu z ich zajęć korzysta 2000 dzieci tygodniowo!
W okresie letnim organizują półkolonie i warsztaty z robotyki, których nadrzędnym celem jest dobra zabawa połączona z wiedzą.
Branża: Edukacyjna
Zatrudnienie: 20+
Problem główny: Jak usprawnić proces sprzedaży półkolonii?
Proces sprzedaży półkolonii zazwyczaj zaczyna się na przełomie kwietnia i maja. Oznacza to, że w tym samym czasie prowadzone są zajęcia cykliczne i obsługa klientów zapisujących się na półkolonie. Obsługa dwóch tak dużych procesów równocześnie wymaga sprawnego zarządzania. Klienci korzystają z różnych kanałów komunikacji, brak jednego miejsca obsługi wszystkich zapytań, powoduje, że możemy tracić potencjalnych klientów. Czy ktoś kiedyś nie zapomniał odpisać na maila? :)
Dotychczas do obsługi półkolonii był Excel, ale nie zdał on egzaminu. Praca w Excelu była czasochłonna i bez możliwości automatyzacji.
Problemy:
- długi czas udzielenia odpowiedzi na zapytania otrzymane od klientów,
- CHAOS, czyli informacje o klientach w kilku miejscach: mail, excel, messanger, notatka w telefonie,
- uciekające leady: klient był zainteresowany, ale nie dostał od nas odpowiedzi albo dostał ją za późno.
Potrzeby:
- stworzenie jednego miejsca, w którym będą wszystkie informacje o klientach,
- automatyzacja: email / sms, przypomnienia wysyłane do klientów,
- stworzenie procesu sprzedaży z podziałem na etapy,
- czytelny i szybki widok na aktualne turnusy.
NASZE ROZWIĄZANIA
Zobacz jak pomogliśmy naszemu klientowi!
1. Ułożony proces sprzedaży półkolonii to fundament pod działania:
Na początku rozpisaliśmy poszczególne działania, od momentu pierwszego kontaktu i jego źródła, aż do finalnego zakończenie półkolonii. Mając wszystkie "puzzle" podzieliliśmy je na etapy i cele, które mają być zrealizowane.
W efekcie prac otrzymaliśmy zmapowany proces, który dokładnie opisuje co na którym etapie ma się wydarzyć. Dodatkową wartością podczas mapowania procesu było ustalenie działań na poszczególnych etapach oraz widok 'z lotu ptaka' na cały proces.
2. Wszystko w jednym miejscu #CRM
Mając już rozpisane etapy, przystąpiliśmy do odtworzenia ich w CRMie.
Poniżej kilka przykładowych etapów:
- E1: Zainteresowany: wszystkie osoby, które wyraziły zainteresowanie, ale jeszcze nie dokonały zapisu. Celem jest wypełnienie formularza z zapisami.
- E3 Mail z info: Automatycznie wysyłamy informację o wpłacie zaliczki + karta uczestnika. W tym mailu zawarte też są wszystkie najważniejsze informacje
- E5: 7 dni do startu: Wysyłanie maila z przypomnieniem i najważniejszym info, system w tym momencie też weryfikuje poprawność dokumentów i wpłaconej kwoty.
- E8: Po półkoloniach: Wysyłanie podziękowania za udział w półkoloniach, prośba o opinię i zaproszenie do skorzystania z pozostałych usług.
3. WIELE KANAŁÓW KOMUNIKACJI => JEDNO MIEJSCE ZAPISÓW:
Klienci kontaktują się przez wiele kanałów:
- messenger,
- mail,
- telefon,
- strona internetowa,
- kampanie google ads/FB.
- informacje kontaktowe,
- dane uczestnika (imię, nazwisko lub mail),
- lokalizacja i komentarz.
Jak to działa w praktyce?
Jeżeli zastanawiasz się, jak może to działać w praktyce?Przygotowałem wideo, w którym pokazuję cały proces krok po kroku:
Jak zwiększyć liczbę zapisów na półkolonie?
Czy każdy zainteresowany się zapisze? Odpowiedź brzmi NIE, ale to nie znaczy, że nie mamy dążyć do jak najwyższego współczynnika zapisów (ilość zapisanych / ilość zainteresowanych) i na tym właśnie skupia się etap “Zainteresowany”, którego celem jest wypełnienie formularza przez osoby zainteresowane. Klienci (a szczególnie rodzice) mają dużo na głowie, dlatego trzeba im trochę pomóc. Jak to zrobić:
- po rozmowie telefonicznej wysłać SMS-a z linkiem,
- po 5 dniach od kontaktu wysłać artykuł, jak ciekawie spędzić wakacje + link do formularza,
- skontaktować się w innym terminie np. rodzic dzwoni w kwietniu, ale jeszcze nie jest gotowy, aby zapisać dziecko, taki kontakt należy powtórzyć w maju. System sam o tym przypomni.
Czy czujesz, że o czymś zapominasz?
Przy organizacji półkolonii dokumentów/zadań jest naprawdę sporo. Excel już nie daje rady, a ludzka pamięć jest zawodna.
Tu z pomocą przychodzi automatyzacja, a oto kilka przykładów:
Tu z pomocą przychodzi automatyzacja, a oto kilka przykładów:
- automatyczny mail do klienta, jeżeli nie wysłał karty zgłoszeniowej,
- automatycznie podstawiane dane do wiadomości sms i mail :)
- przypomnienie o wpłatach,
- automatyczne podziękowanie za udział w półkoloniach i wysłanie ankiety.
Przed
Utracone leady, wydłużony czas obsługi klienta, brak procesów
2,55H
Czas obsługi 1 klienta
- 0,5H-1H Etap Zainteresowany
- szukanie info, gdzie był lead
- ręcznie wysyłanie wiadomości
- brak przypomnień/ follow up 0,1H: napisanie i wysyłanie maili z informacjami o formalnościach
- 0,5H-1H wysyłanie przypomnień
- 0,25H weryfikacja płatności
- 0,1H napisanie i wysłanie maili na 7 dni przed startem z informacjami organizacyjnymi
- 0,1H napisanie i wysłanie maili z podsumowaniem półkolonii
po
Wszystko w jednym miejscu, zmapowany proces, automatyzacja działań
0,5H
Czas obsługi 1 klienta
- 0,25H Etap Zainteresowany
- szybkie dodawanie kontaktu
- szablony wiadomości z linkiem
- automatyczne zadania np. follow up - 0H: automatyczne wysyłanie maili z informacjami o formalnościach
- 0H automatyczne wysyłanie przypomnień
- 0,25H weryfikacja płatności
- 0H automatyczne wysłanie maili na 7 dni przed startem z informacjami organizacyjnymi
- 0H automatyczne wysyłanie maili z podsumowaniem półkolonii
Porozmawiajmy o pieniądzach: Ile GO4Robot zarobi na automatyzacji?
Dokonując prostych obliczeń:
Zaoszczędzony czas na 1 uczestnika: około 2H
Planowa liczba uczestników LATO 2022: 653 osoby
Przyjęta stawka godzinowa: 25 zł brutto/h
WYNIK: 32 650 zł brutto
32 650 zł
Zaoszczędzonych kosztów pracy, dzięki automatyzacji pracesów
zmapowany proces
All in one
Wszystko w jednym miejscu, bez gubienia leadów
PomAGANIE firmom to nasza SUPERMOC 😎
Zastanawiasz się, która licencja Bitrix24 będzie najlepsza dla twojej firmy? Chcesz wiedzieć ile będzie kosztowało wdrożenie Bitrix24? Na te i inne pytania odpowiemy podczas rozmowy.
.