Skontaktuj się z nami
+48 573 503 972

Bitrix24 + Zencal, czyli jak wprowadzić automatyczne umawianie spotkań

zdjęcie-artykuł

Jakub Michał Fedoszczak

Umawianie spotkań pożera mnóstwo czasu - prawda? Pozwól, że przedstawimy Ci polskie narzędzie - Zencal, które zacznie umawiać spotkania za Ciebie!

Co więcej, po przeczytaniu artykułu, dowiesz się, jak połączyć je z Twoim Bitrix'em.

Data publikacji: 15 maja 2022 

Czym jest Zencal?

Zencal to narzędzie, które sprawia, że “spotkania umawiają się same” - takie też motto możemy znaleźć na ich stronie internetowej (https://zencal.io/).


Czy to prawda? W pełni świadomie mogę napisać… że tak!

Pomyśl, ile zasobów (a w tym najważniejszego - czasu) zabiera Tobie umawianie spotkań, dogadywanie terminów lub przekładanie ich ze względu na niedogodności. Odpowiedzią na to pytanie najprawdopodniej jest - dużo.
 

Nie chcesz samodzielnie dodawać terminy spotkań do kalendarza?

Podpowiemy, jak zautomatyzować ten proces!

ILE CZASU KOSZTUJE UMAWIANIE SPOTKAŃ?

Przeanalizujmy umówienie zwykłej konsultacji z klientem.

Oto lista kroków po stronie gospodarza:

  1. Zaproponowanie spotkania (ok. 1min)
  2. Ustalenie pierwszego terminu (ok. 2min)
  3. Zapisanie go w kalendarzu (wchodzimy na stronę kalendarza jako gospodarze i dodajemy uczestników) (ok. 3min)
  4. Przeklikanie się przez interfejs (ok. 2min)
  5. Zapisanie informacji w CRM’ie w Bitrix24 (ok. 2min)
  6. Opcjonalnie: Powiadomienie gości na własną rękę (ok. 5min)
Uśredniając, koszt czasowy takiej akcji to dla nas ok. 10 minut na jedno spotkanie. To jest tylko jedno spotkanie
Weźmy pod uwagę, że takich spotkań mamy powiedzmy średnio dwa na jeden dzień - to już 20 minut. 


Zobaczmy teraz, jaki to dla nas koszt względem:
  • tygodnia - 100 minut (1.4 godziny)
  • miesiąca - 400 minut (6.5 godziny)
  • roku - 4800 minut (80 godzin, czyli 10 dni roboczych - aż 2 tygodnie pracy)
W ciągu roku aż 80 godzin tracisz na coś, co powinno odbywać się automatycznie. W te kilka dni, mógłbyś przecież pojechać do Zakopanego i odpocząć!

Jak zencal może pomóc?

Odpowiedź jest prosta - umawiając spotkania za Ciebie. :)
Po zastosowaniu narzędzia jakim jest Zencal, twój proces umawiania spotkań wygląda tak:

  • Zaproponowanie spotkania (1min)
  • Wysłanie linka (ok. 30sekund)
  • Około 1.5 minuty zajmie Ci umówienie jednego spotkania. 

Pomyśl ile czasu możesz zaoszczędzić!
Przedstawienie Zencal’a w formie wideo znajdziesz tutaj! 

jak działa zencal?

Wygląda to tak, że link, który wysyłasz do klienta, to taki “publiczny kalendarz”, w którym - na Twoich zasadach - są dostępne terminy do wybrania, bazując na już umówionych przez Ciebie spotkaniach.

Oznacza to, że kalendarz dostosowuje Twoją dostępność do tego, co w nim się znajduje i zadba o to, abyś nigdy nie miał dwóch spotkań naraz!

Wiesz co jest najlepsze? Możesz nawet wyeliminować etap wklejania linku!Wystarczy, że zaimplementujesz specjalny przycisk na stronie, który udostępni kalendarz klientowi bez Twojego udziału. 


Po wybraniu terminu, wszystko dzieje się automatycznie. Spotkanie zostaje zapisane w Twoim i klienta kalendarzu, a Ty możesz dalej zająć się swoimi firmowymi sprawami.


A co, jeżeli danego dnia nie mogę mieć spotkań?

Wystarczy że wejdziesz na swój profil w Zencal’u i w zakładce “Kalendarz” znajdziesz przycisk “Zaplanuj dni wolne” widoczny na górnej belce kalendarza. 

Po kliknięciu w bardzo łatwy i szybki sposób ustawisz swoją nieobecność.

Scenariusze spotkań

Znasz pewnie to uczucie, gdy jeden klient chce bezpłatną 30-sto minutową konsultację, drugi to stały klient z godzinną płatną konsultacją, a na końcu wyskakuje Ci spotkanie zespołowe, które trwa dwie godziny.

No i pojawia się pytanie - jak to teraz ma ogarnąć, skoro mam do dyspozycji tylko jeden kalendarz?

Wystarczy, że stworzysz w Zencal’u odpowiedni scenariusz!

Chodzi o to, że twój kalendarz zostanie wtedy podzielony na różne scenariusze, a osoba, która chce się z Tobą spotkać, będzie musiała wybrać jeden z nich.

Każdy z tych scenariuszy może egzystować na innych zasadach. Jeden może umawiać spotkania, które będą trwały 30 minut, drugi godzinę, a trzeci te trwające nawet pół dnia.

Aby ustawić scenariusze, przejdź do zakładki “Tematy spotkań” i utwórz je zgodnie z Twoimi potrzebami!

Czy to jest płatne?

Na obecną chwilę (10.08.2022r.) - nie.

Aczkolwiek za jakiś czas pojawią płatne plany, ale tutaj również bez obaw - koszt będzie niewielki z inicjatywy samego autora :)


youtube-itrix

Wiesz, że masz darmowy dostęp do wiedzy o Bitrix24?

Zajrzyj na nasz kanał YouTube! Poradniki, instrukcje, webinary, omówienia najczęściej zadawanych pytań i wiele innych odcinków znajdziesz na kanale ITrix!

Zobacz kanał ITrix

NO DOBRA, FAJNY TEN ZENCAL, ALE TERAZ CO Z BITRIX’EM?

Okazuje się, że jeżeli połączymy te dwa genialne narzędzia, zyskamy boski wynik. Pomyśl, że oprócz automatycznie umawiających się spotkań, Twój CRM w Bitrix24 również sam się wypełnia, a co za tym idzie, więcej czasu na odpoczynek w Zakopanem!

Na ten moment nie ma możliwości bezpośredniej integracji Zencal’a z Bitrix’em, aczkolwiek są już plany jej wdrożenia.

Połączenie rodzin - Make (Integromat)

Bez obaw, tym momencie pojawia się rycerz na białym koniu, czyli nasz łącznik - Make (daw. Integromat).

Dzięki niemu, integracje tych dwóch narzędzi są po prostu banalnie proste!

Ale przejdźmy do praktyki - stwórz nowy pusty scenariusz w swoim Make’u.



Jak nasłuchiwać na nowe zdarzenia w Zencal (ZC)?

Teraz, musimy użyć specjalnego modułu jako naszego wyzwalacza (triggera). Nazywa się on “WebHook”. Po dodaniu takiego WebHook’a, klikamy w niego i kopiujemy adres, który został dla nas wygenerowany.


Następnie wchodzimy na swojego Zencal’a w integracje i wybieramy w zakładkę “Webhooks”. Po kliknięciu zobaczysz trzy pola do wprowadzenia adresu.

O co chodzi? Każde pole odpowiada za coś innego:

  1. Pierwsze jest wywoływane w momencie zarejestrowania spotkania
  2. Drugie uruchomi się, gdy ktoś przełoży spotkanie
  3. No a trzecie wykona akcję zaplanowaną w przypadku odwołania spotkania
Teraz wystarczy tylko wybrać, która z nich nas interesuje i wkleić tam nasz wygenerowany adres.
Jak już to zrobimy, musimy koniecznie kliknąć przycisk “Zapisz”.


Bitrix24 API

Bitrix24 posiada również swoje dedykowane API w Make’u.

Pozwoli nam ono na takie akcje jak:

  • zarządzanie kontaktami,
  • zarządzanie firmami,
  • zarządzanie lead’ami & deal’ami,
  • zarządzanie fakturami,
  • zarządzanie zadaniami,
  • wykonywanie innych akcji poprzez zewnętrzne API B24.


Bitrix24 + Zencal? Czemu nie!

Pomyśl ile jest zalet, aby połączyć te dwa świetne narzędzia. Multum prawda

Kalendarz to nieodzowne środowisko każdego przedsiębiorcy. 
Jak wiemy - środowisko trzeba dostosować do swoich potrzeb, więc my chcemy Tobie właśnie w tym pomóc - sprawmy, że będziesz mógł jechać na wakacje (chociażby korzystając z tych trzech dni w skali roku)!

Przygotowaliśmy specjalny scenariusz do Make’a, który tylko czeka na odebranie przez Ciebie! Jest on w pełni darmowy do pobrania i użytku, chcemy pokazać, jak silne i efektywne jest to połączenie!

No dobra, ale do czego mi ten scenariusz? Dzięki tej integracji, możesz tuż po zarezerwowaniu spotkania, dostawać zadanie w Bitrix24 na Twoich zasadach!
Zapraszamy do pobrania -> kliknij tutaj.

Zachęcamy także do bawienia się nim i wypróbowania własnych pomysłów!

Dowiedz się jak jeszcze możesz zaoszczędzić czas i zwiększyć zyski!