OWU

OGÓLNE WARUNKI USŁUG

§ 1. Definicje

Określenia użyte w niniejszych OWU mają następujące znaczenie:

1) OWU – niniejszy dokument, tj. Ogólne Warunki Usług świadczonych przez Zleceniobiorcę;
2) Zleceniobiorca – ITRIX SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, REGON: 527107572, NIP: 7773416634, adres do doręczeń: ul. Zagórze 44, 62-004 Czerwonak, mail: kontakt@itrix.pl;
3) Zleceniodawca – podmiot prowadzący działalność gospodarczą, na rzecz którego Zleceniobiorca realizuje usługi doradcze;
4) Strony – Zleceniobiorca oraz Zleceniodawca;
5) Umowa – dodatkowa umowa pomiędzy Stronami (jeżeli została zawarta), która szczegółowo reguluje sposób świadczenia usług przez Zleceniobiorcę oraz wysokość należnego mu z tego tytułu wynagrodzenia;
6) Usługa Aktywacji Licencji Bitrix24 – Usługa aktywacji, która realizowana jest przez Zleceniobiorcę na rzecz i w imieniu Zleceniodawcy;
7) Usługa Doradcza - Usługa doradcza realizowana przez Zleceniobiorcę polegająca na odpowiedzi na pytania Zleceniodawcy związane z system Bitrix24 i wsparcie Zleceniodawcy w procesie wdrożenia Bitrix24;
8) Bitrix24 – program do zarządzania firmą dostarczany przez Producenta. Szczegóły dotyczące tego oprogramowania, zasady odpowiedzialności i warunki korzystania z Systemu Bitrix24 znajdują się na stronach Producenta, tj. https://www.bitrix24.pl/ i https://www.bitrix24.pl/legal.php. ;
9) Producent– producent, który dostarcza System Bitrix24 i z którym Zleceniodawca zawarł odrębną umowę licencyjną na korzystanie z Systemu
10) Konto Zleceniobiorcy - miejsce do komunikacji Stron i zgłaszania zadań, dostępne pod adresem: itrix.bitrix24.pl;
11) System Zleceniodawcy - system informatyczny Bitrix24 Zleceniodawcy, na którym ma być aktywowana licencja lub realizowana usługa wdrożeniowa np. URL: b24-x132sad.bitrx24.pl
12) Konfiguracja – niewynikająca z awarii zmiana w działaniu lub funkcjonowaniu Systemu Bitrix24, wprowadzona przez Zleceniobiorcę w imieniu i na rzecz Zlecenodawcy na skutek zgłoszenia Zleceniodawcy.;
13) Licencja Bitrix24 - Zgodnie z ofertą Producenta aktualne dostępne wersje są opisane na stronie: https://www.bitrix24.pl/prices/;
14) Data ważności pakietu - data, do której Zleceniodawca może zrealizować pakiet godzin na usługi doradcze;

§ 2. Usługi doradcze

1. Przedmiotem usługi jest świadczenie za wynagrodzeniem przez Zleceniobiorcę na rzecz Zleceniodawcy przez ustalony indywidualnie przez Strony bądź w Umowie okres, usług informatycznych w postaci usługi doradczej dla Zleceniodawcy dotyczącej w szczególności Systemu Bitrix24.
2. W Umowie bądź w indywidualnym ustaleniu została określona kwota wynagrodzenia dla Zleceniobiorcy za usługi wskazane w pkt 1 powyżej.
3. Formą zawarcia Umowy na usługi doradcze według ustaleń Stron są :
Osobny dokument podpisany cyfrowo:
ustalenia mailowe/wymiana maili skutkująca ustaleniem istotnych warunków porozumienia
3a. Umowa wiąże strony od chwili dokonania przez Zleceniodawcę płatności kwoty objętej fakturą pro forma doręczonej przez Zleceniobiorcę lub dokonaniu płatności przez bramkę płatności.. Wraz z zapytaniem o potwierdzenia zamówienia Zleceniobiorca doręcza Zleceniodawcy treść niniejszych OWU. Ich postanowienia wiążą strony do momentu potwierdzenie zamówienia (w tym niniejszych OWU) przez Zleceniobiorcę poprzez akceptację przesłasłaną na adres e-mail Zleceniobiorcy.
4. Rozpoczęcie usługi doradczej rozpoczyna się w ciągu 7 dni roboczych od zaksięgowania wpłaty na konto Zleceniobiorcy, chyba że w Umowie postanowiono inaczej.
5. Wynagrodzenie Zleceniobiorcy określone ilością możliwych do zrealizowania przez niego godzin w ramach pakietu jest płatne przez Zleceniodawcę w całości bez względu na faktyczne wykorzystanie godzin przez Zleceniodawcę. Wynagrodzenie Zleceniobiorcy obejmuje jego gotowość do świadczenia usługi.
6. W zakresie czynności wskazanych w ust. 1 mieszczą się:
Odpowiadanie na pytania użytkowników SystemuZleceniodawcy
Prowadzenie szkoleń
Konfiguracja w imieniu i na rzecz Zleceniodawcy
Analizowanie możliwości Systemu Bitrix24 do wymagań Zleceniodawcy
Konsultowanie ze Zleceniodawcą możliwości usprawnień jego korzystania z Systemu Bitrix24
7. Strony ustalają, że wymieniony w ust. 6 katalog czynności składających się na zakres przedmiotu Umowy nie ma charakteru bezwzględnie wiążącego i wyczerpującego. W szczególności może on ulec zmianie na skutek przeprowadzonych przez Strony uzgodnień mailowych w trakcie obowiązywania Umowy. Rozszerzenie zakresu przedmiotu Umowy wymaga każdorazowo akceptacji każdej ze Stron, wyrażonej w formie oświadczenia przesłanego drugiej Stronie za pośrednictwem wiadomości mailowej. Wystąpienie takiej zmiany lub zmian nie wpływa na pozostałe postanowienia OWU ani Umowy, chyba, że Strony wyraźnie postanowią inaczej.
8. W przypadku gdy usługa doradcza świadczona przez Zleceniobiorcę na rzecz Zleceniodawcy wiąże się z dostępem do danych osobowych w Systemie Bitrix24, Zleceniodawca jest zobowiązany do ich nadania, a następnie do niezwłocznego ich odebrania Zleceniobiorcy po zakończonej konsultacji.
9. Zleceniobiorca zastrzega, że w ramach swoich działań:
z zakresu przedmiotu Umowy wyłączona jest naprawa przez Zleceniobiorcę wszelkiego oprogramowania firm trzecich w szczególności Systemu Bitrix24; w przypadku wystąpienia takiej awarii pomoc Zleceniobiorcy ogranicza się do konsultacji i wsparcia Zleceniodawcy w zakresie obsługi, Konfiguracji lub kontaktu z firmami zewnętrznymi lub z Producentem
zapytania i problemy dotyczące oprogramowania firm trzecich, nie związane z usługami wykonywanymi przez Zleceniobiorcę, a wykraczające poza zakres kompetencji Zleceniobiorcy mogą zostać obsłużone przez Zleceniobiorcę w trybie pozyskania informacji od firmy trzeciej w ramach kanału wsparcia dostarczonego przez Zleceniodawcę. W przypadku braku możliwości udzielenia odpowiedzi na dane zapytanie i udzielenia wystarczających wskazówek celem rozwiązania problemu wszelka odpowiedzialność Zleceniobiorcy jest wyłączona;

§ 3. Forma komunikacji / czas obliczenia realizacji usługi

1. Zarówno świadczone przez Zleceniobiorcę w ramach realizacji Umowy usługi, jak zgłaszane przez Zleceniodawcę zgłoszenia, dokonywane będą zdalnie, bez jednoczesnej fizycznej obecności Stron, za pośrednictwem środków i urządzeń pozwalających na bezpośrednie porozumiewanie i komunikowanie się na odległość, tj. według każdorazowego wyboru Stron, tj. przy użyciu:
telefonu (stacjonarnego, komórkowego) w zakresie konsultacji, z wyłączeniem zgłaszania awarii i zlecania zadań,
czatu i szybkich wiadomości w Systemie Bitrix24 Zleceniobiorcy w zakresie konsultacji, z wyłączeniem zgłaszania awarii i zlecania zadań,
sytemu zadań i maili - ticketów w Systemie Bitrix24 w zakresie zgłaszania awarii i zlecania zadań,
rozmów audio oraz audio-video w Systemie Bitrix24 lub innym uzgodnionym w danym momencie przez strony (np. zoom, google meet i inne) w zakresie konsultacji lub rozmów związanych z wcześniej zleconymi zadaniami, z wyłączeniem zgłaszania awarii
korespondencji email.
2. Sposób obliczania czasu realizacji usług w przypadku komunikowania się przez Strony przy użyciu:
telefonu: każde rozpoczęte 15 minut połączenia telefonicznego ze Zleceniodawcą, przychodzące do Zleceniobiorcy bądź wychodzące od Zleceniobiorcy, jest równoznaczne ze świadczeniem przez Zleceniobiorcę usług przez okres 30 minut;
W przypadku braku odebrania przez Zleceniobiorcę telefonu, jest on obowiązany do niezwłocznego wykonania połączenia zwrotnego;
Należy pamiętać że kontakt telefoniczny ma jedynie charakter informacyjny i nie jest odpowiednim kanałem do zgłaszania awarii oraz zadań.
zadania na Koncie w Systemie Bitrix24 – każde rozpoczęte 15 minut świadczenia usług w ramach danego zadania jest równoznaczne ze świadczeniem przez Zleceniobiorcę usług przez okres 15 minut umówionej rozmowy audio-video za pośrednictwem wybranego przez Strony systemu informatycznego – każde rozpoczęte 15 minut świadczenia usług w ramach danego zadania jest równoznaczne ze świadczeniem przez Zleceniobiorcę usług przez okres 15 minut
czatu lub wiadomości na tablicy w Systemie Bitrix24 – w przypadku krótkich zapytań oraz wstępnych pytań o możliwość wykonania danego zlecenia zostanie naliczony czas za każde rozpoczęte 15 minut

§ 4. Odpowiedzialność

1. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne wady i nieprawidłowości związane z funkcjonowaniem Systemu Bitrix24. Odpowiedzialność ta wynika z umowy licencji zawartej przez Zleceniodawcę z Producentem, której Zleceniodawca nie jest stroną i obciąża ona wyłącznie Producenta jako Licencjodawcę.
2. Zleceniodawca ponosi odpowiedzialność wyłącznie z tytułu świadczonych przez siebie usług doradczych określonych w § 2 OWU .
3. Na zlecenie Zleceniodawcy, Zleceniobiorca może aktywować wybrane Licencje Bitrix24 w imieniu i na rzecz Zleceniodawcy. Zleceniobiorca działa wtedy jako pełnomocnik Zleceniodawcy. Zleceniobiorca nie sprzedaje Zleceniodawcy licencji, .- lecz wyłącznie może aktywować licencję w imieniu i na zlecenie Zleceniodawcy.
4. W realizacji usługi wskazanej w ust. 3 powyżej należy złożyć i opłacić zamówienie. Oferta zamówienia zostanie przedstawiona drogą e-mail
5.Zleceniobiorca ma do 7 dni roboczych liczonych od daty zaksięgowania przelewu na realizację usługi wskazanej w ust. 3 dla Zleceniodawcy.
6. Warunkiem aktywacji licencji jest podanie Zleceniobiorcy adresu URL Bitrix24 Zleceniodawcy na który ma być aktywowana licencja.
7. Zleceniobiorca odpowiada wobec Zleceniodawcy na zasadzie winy wyłącznie za zakres i konsekwencje świadczonych przez siebie usług. Zleceniobiorca nie odpowiada wobec Zleceniodawcy za jakość, treści, właściwości, poprawność działania i funkcjonalności oprogramowania Bitrix24 objętego zakupioną licencją na podstawie umowy zawartej przez Zleceniodawcę z Producentem, w szczególnośc za:
brak dostępu do Bitrix24
potencjalne powstae szkody, straty i związane z nimi roszczenia
utratę danych
wycieki danych
bezpieczeństwem danych w Systemie Bitrix24
8. Zleceniobiorca zgodnie z wiążącymi go postanowieniami Distribution Agreement z Bitrix24 nie może udzielać żadnych gwarancji na to oprogramowanie i jego działanie. Zleceniodawcę obowiązują zasady i warunki opisane przez Producenta oprogramowania na stronie https://www.bitrix24.pl/legal.php , w tym postanowienia Terms of Service, które regulują zakres odpowiedzialności Bitrix24.
9. Zleceniodawca jest odpowiedzialny za właściwe zabezpieczenie danych, jak i korzystanie z Systemu Bitrix24 w sposób gwarantujący jak najlepsze zabezpieczenie danych.
10. Zleceniobiorca może dodatkowo przypominać Zleceniodawcy o terminie upływu licencji, ale to Zleceniodawca odpowiada za utrzymanie ważności licencji i odpowiednio wczesne zgłoszenie konieczności przedłużenia swojej licencji u Producenta na kolejny okres rozliczeniowy.
11. Strony wyłączają odpowiedzialność Zleceniobiorcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, które powstało na skutek działania lub zaniechania podmiotów trzecich, niezależnych od Stron, takich jak Producent Systemu Bitrix24, dostawcya usług internetowych, dostawcy energii elektrycznej, i inni podobni. Niewykonanie bądź nienależyte wykonanie Umowy przez Zleceniobiorcę z tej przyczyny nie uprawnia Zleceniodawcy do odstąpienia od Umowy lub jej rozwiązania bez zachowania terminów wypowiedzenia.
12.Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy, które powstało na skutek działania lub zaniechania Zleceniodawcy, jego pracowników lub współpracowników. W szczególności dotyczy to przypadków, w których Zleceniodawca lub jego pracownicy korzystają z Systemu Bitrix24 w trakcie wykonywania przez Zleceniobiorcę czynności w System Bitrix24 w jego imieniu i na jego zlecenie.
13. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy, które powstało na skutek przekazania przez Zleceniodawcę błędnych lub niepełnych informacji dotyczących wykonywanego zadania.
14. Zleceniobiorca nie jest zobowiązany do konfiguracji Systemu Bitrix24 zgodnie z umowami zawartymi przez Zleceniodawcę z podmiotami trzecimi, ani do analizowania tych umów lub regulaminów usług. Wszelkie modyfikacje i nowe integracje powinny być przez Zleceniodawcę wyspecyfikowane wobec Zleceniobiorcy zgodnie z tymi umowami w sposób precyzyjny i pełny.
15. Zleceniobiorca nie odpowiada za straty Zleceniodawcy, w szczególności dopłaty do usług firm trzecich, wynikające z Konfiguracji mieszczącej się w ramach niewystarczająco sprecyzowanego zlecenia/zadania, które jednocześnie wykonano poprawnie.
16.. „Postanowienia niniejszego paragrafu reguluje kompleksowo kwestię odpowiedzialności Zleceniobiorcy za wykonanie umowy. Strony oświadczają, że wyłączają odpowiedzialność Zleceniobiorcy z tytułu rękojmi z wyłączeniem sytuacji, gdy Zleceniodawcą jest osoba fizyczna lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, dla której umowa ta nie ma charakteru zawodowego.

 

§ 5. Poufność 

1. Strony oraz ich pracownicy lub współpracownicy zobowiązują się do utrzymania w tajemnicy i nieujawniania osobom trzecim informacji o warunkach Umowy oraz wszelkich danych o przedsiębiorstwie, klientach, pracownikach i współpracownikach drugiej ze Stron, na zasadach określonych w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (jak i w innym równoważnym akcie), zarówno w okresie obowiązywania Umowy, jak i po jej realizacji lub rozwiązaniu, bez uprzedniej zgody drugiej Strony wyrażonej w formie pisemnej lub za pośrednictwem wiadomości mailowych.
2. Wykorzystywanie danych i informacji określonych w ust. 1 w innych celach, niż określonych w Umowie, jak również ich publikacja, nie jest dopuszczalna bez uprzedniej zgody drugiej ze Stron wyrażonej w formie pisemnej lub za pośrednictwem wiadomości mailowych.
3. Obowiązek poufności określony w ust. 1 i 2 nie dotyczy informacji powszechnie znanych lub będących w posiadaniu drugiej Strony czy też uzyskanych bez naruszenia w/w obowiązku, jak też nie dotyczy udostępniania informacji na żądanie sądu, prokuratury i innych uprawnionych organów publicznych.
4. Obie Strony wyrażają zgodę na informowanie o fakcie zawarcia Umowy.
5. Strony zobowiązują się przestrzegać zasad obowiązującego prawa polskiego i europejskiego regulującego zasady ochrony danych osobowych.

§ 6 Ochrona danych osobowych

1. Warunki powierzenia przetwarzania danych osobowych przez Zleceniodawcę na rzecz Producenta w ramach umowy licencyjnej znajdują się na stronie Producenta: https://www.bitrix24.com/upload/DPA/BitrixDPA.pdf?_gl=1*1la4xdu*_ga*MTg2MDE4MjgxNS4xNzAxNDYxODQ4*_ga_YLDC55MYKM*MTcwMTQ2MTg0OC4xLjEuMTcwMTQ2MTkwOS4wLjAuMA.. Zleceniobiorca nie jest podmiotem przetwarzającym w tym zakresie i nie ma dostępu do danych z związku z umową zawartą pomiędzy Zleceniodawcą a Producentem.
2. Wyłącznie w sytuacji, gdy Zleceniobiorca podczas świadczenia na rzecz Zleceniodawcy usługi doradczej wskazanej w §2 powyże,j niezbędny będzie wgląd do danych osobowych przez Zleceniobiorcę, a Zleceniodawca umożliwi mu dostęp do danych w Systemie Bitrix24, dojdzie do powierzenia przetwarzania danych osobowych na gruncie art.28 RODO i zastosowanie znajdzie treść niniejszego paragrafu. W takim przypadku Zleceniodawca (zwany dalej: Administratorem danych) oświadcza, że decyduje o celu i środkach przetwarzania powierzanych danych osobowych i na mocy art. 28 ust. 3 RODO powierza Zleceniodawcy (zwanemu dalej: Podmiotem przetwarzającym) przetwarzanie danych osobowych w imieniu i na rzecz Administratora Danych na czas realizacji usług doradczych.
3. Charakter usług świadczonych przez Zleceniobiorcę nie wymaga przekazywania danych do infrastruktury Zleceniobiorcy, który może mieć do nich dostęp wyłącznie w ramach nadanych mu przez uprawnień do zdalnego dostępu udzielonego mu przez samego Zleceniodawcę i w takim zakresie należy rozpatrywać zapisy niniejszego powierzenia.
4. Dane powierzone Podmiotowi przetwarzającemu przez Administratora danych osobowych obejmuje wyłącznie dane osobowe które zostały mu udostępnione tj. kategorie danych: Pracownicy, Współpracownicy, Kliencie, rodzaj danych:dane zwykłe.
5. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone dane wyłącznie w zakresie i celu realizacji na rzecz Administratora danych zleconej mu usługi. Podmiot powierzający nie będzie przetwarzać powierzonych mu danych osobowych w jakimkolwiek innym celu.
6. Administrator danych wyraża zgodę na dalsze powierzenie przetwarzania danych powykonawcom z którymi współpracuje.
7. Podmiot przetwarzający:
zapewnia by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy;
podejmuje wszelkie środki wymagane na mocy przepisów prawa, w szczególności stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę powierzonych do przetwarzania danych osobowych, odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych osobowych objętych ochroną, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane osobowe przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów prawa oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga Administratorowi danych wywiązać się z obowiązków określonych przepisami prawa, w zakresie w jakim jest to wymagane prawem;
udostępnia Administratorowi danych informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków Podmiotu Przetwarzającego, jako podmiotu przetwarzającego dane osobowe, wynikających z przepisów prawa oraz umożliwia Administratorowi danych lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora danych przeprowadzenie audytów, w tym inspekcji w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego, po wcześniejszym uzgodnieniu przez Strony ich terminu i przyczynia się do nich.
poinformuje Administratora danych o wszelkich zdarzeniach stanowiących naruszenie przepisów dotyczących ochrony danych a wynikających z usług Podmiotu przetwarzającego świadczonej na rzecz Administratora danych,
informuje Administratora danych o każdej istotnej zmianie okoliczności przetwarzania danych osobowych, która może mieć wpływ na wykonywanie postanowień niniejszego paragrafu;
W przypadku gdy jakiekolwiek dane zostały przekazane Podmiotowi przetwarzającemu w ramach powierzenia przetwarzania danych, usuwa on je po zakończeniu Umowy.

§ 7 Postanowienia końcowe

1. Stronom nie przysługuje prawo przenoszenia, w całości ani w części, praw uzyskanych na mocy Umowy na osoby trzecie. Postanowienie to nie wyłącza praw Stron do korzystania z pomocy swoich pracowników i współpracowników przy realizacji przedmiotu Umowy.
2. Strony oświadczają, że jest ich celem rozstrzyganie wszelkich ewentualnych sporów dotyczących ważności, treści i wykonywania Umowy w drodze polubownej. Jeżeli wypracowanie rozwiązania polubownego nie będzie możliwe, Strony poddadzą spór pod rozstrzygnięcie Sądu Powszechnego miejscowo właściwego ze względu na siedzibę Zleceniobiorcy.
3. W przypadku zmiany przez którąkolwiek ze Stron jej adresu mailowego, Strona ta jest zobowiązana niezwłocznie poinformować drugą Stronę o fakcie przedmiotowej zmiany, nie później niż w terminie 3 dni od daty tej zmiany, pod rygorem uznania przesyłanych na jej poprzedni adres mailowy oświadczeń za skutecznie doręczone.
4. Za wyjątkiem postanowień OWU przewidujących odmiennie, Strony mogą w formie dokumentowej, w sposób wyraźny, za pomocą korespondencji mailowej pomiędzy uprawnionymi osobami, zmienić warunki Umowy lub ściśle określone warunki OWU.
5. W przypadku wystąpienia sprzeczności pomiędzy postanowieniami OWU a Umowy, pierwszeństwo będą miały postanowienia Umowy.