Jak ciekawie przedstawić ofertę wyjazdów na Zanzibar i zaoszczędzić 7 875 zł miesięcznie  - case study Scandal.pl

Jarosław Kałasz

Poznaj naszego klienta:

Poznajcie wyjątkowe biuro podróży Scandal.pl, a dokładniej jego właściciela Maćka Zwolińskiego, który pozwala swoim klientom przeżyć niesamowitą przygodę pięknym Zanzibarze. Maciek od ponad 10-ciu lat żyje i prowadzi hotel na tej pięknej wyspie. Wcześniej w Polsce prowadził swoja szkołę kitesurfingu. Dlatego wakacje z  Maćkiem dają coś więcej niż tylko ładne widoki(te są w gratisie), dają niesamowite doświadczenia i wspomnienia. Po więcej informacji zapraszam Ciebie na stronę Scandal.pl. Kto wie, może niedługo będziesz latał/a na 'kajcie' po Zanzibarze :) 

Zatrudnienie: 10+

Branża: Turystyczna / Rozrywkowa

Wersja Bitrix24: Standard 

Scandal

Problemy Scandal.pl => Rozwiązania ITrix:

Problem główny: Długi czas ofertowania i uciekające leady

Maciej zgłosił się do nas z 'palącym' problemem uporządkowania procesu zakup, to był ostatni moment, żeby przeprowadzić ten proces przed startem sezony, który na Zanzibarze zaczyna się od drugiej połowy maja. Mieliśmy 14 dni na realizację. Brzmi jak wyzwanie, które bardzo lubimy! :)

Do głównych problemów należał bardzo długi czas tworzenia ofert/konfiguracji wyjazdu. Ilość szczegółów do omówienia powodowało, że proces zakupu przeciągał się nawet do kilku tygodni. Oferty co prawda były tworzone na szablonie z pliku word, ale za każdym razem były ręcznie modyfikowane, przez co zajmowały bardzo dużo czasu (który lepiej spędzić na czymś przyjemniejszym np. kitesurfingu :P). Kolejnym dużym problem były różne kanały komunikacji i brak automatyzacji o przypomnieniach dla potencjalnych klientów (np. oferta została wysłana) przez co Maciek musiał pamiętać 'o wszystkim' i ręcznie pisać przypomnienia, co zajmowało mu dodatkowy czas. Jak sam to określił "Człowiek, spędza tyle czasu na przygotowanie oferty, a potem musi jeszcze pamiętać, żeby przypomnieć się klientom" - coś w tym jest, ale tak już działa świat. Klienci też mają sporo na głowie i ludzką rzeczą jest czasami zapomnieć. Dobrą wiadomością jest to, że w XXI wieku nie wszystko musimy robić ręcznie. Jesteśmy zdania, że Bitrix24 ma niezawodna 'pamięć', dlatego niech to robi w naszym imieniu.

Dodatkowo Maciejowi zależało na swobodzie w edytowaniu i dostosowania systemu do siebie, bez potrzeby angażowania programisty czy nas :) 

Problemy:

  • Czasochłonny proces  tworzenie oferty
  • Brak automatycznych przypomnień o wysłaniu oferty,  'strata' czasu na ręczne wysyłanie wiadomości 
  • Długi proces zakupu, dużo szczegółów i pytań do uzupełnienia
  • Interesująca forma przedstawienia wyjazdu (obecnie była to strona, ale klienci nie czytali wszystkich info) 
  • Uciekające zapytania klientów, wynikające z wielu źródeł kontaktów
  • Brak możliwości obsługi firmy z telefonu

Znasz te problemy?

My znamy ich rozwiązania. Porozmawiajmy:

Potrzeby:

  • tworzenie oferty ma być szybkie, z możliwością indywidualnej edycji i musi być ładne dla klienta :)
  • Po wysłaniu oferty, klient otrzymuje maile z przypomnieniami
  • Konfigurator wyjazdu z wszystkimi informacjami i możliwościami
  • 'Chce mieć wszystko pod kontrolą i w jednym miejscu'
  • Dużo podróżuje, chce mieć dostęp z poziomu telefonu

Nasze rozwiązania: 

konfigurator wyjazdu - serce systemu

Początkowo zdefiniowanym głównym problemem był długi czas tworzenia oferty. Dokonaliśmy analizy stanu obecnego, z której dowiedzieliśmy się, że zanim dojdzie do wysłania oferty jest dłuuuugi proces ustalania szczegółów i możliwości. Wszystkie informacje są oczywiście na stronie, ale kto z nas, a właściwie naszych klientów ma czas studiować dokładnie stronę internetową. Zaproponowaliśmy interaktywny konfigurator wyjazdu, który pełni dwie bardzo ważne funkcje:

  • Edukuje klienta, co może zrobić na Zanzibarze + wstępnie informuje o kosztach wyjazdu
  • Automatycznie uzupełnia dane do oferty :)
Bitrix24 posiada możliwość tworzenia rozbudowanych formularzy, które możemy konfigurować do swoich potrzeb. Dodatkowo jego zainstalowanie jest możliwe na wszystkich stronach. Na stronie Scandal.pl jest duży przycisk " niezobowiązujący konfigurator i wycena Twojego wyjazdu"

Czy rozmiar(formularza) ma znaczenie?!

Wiemy, żeby im krótszy formularz, tym większa szansa na jego wypełnienia przez klienta (konwersja), ale czy tak musi być zawsze?

Tworząc formularz dla Scandal, od razu wiedzieliśmy, że będzie to coś więcej niż klasyczne imię, mail i nazwisko (taki też zrobiliśmy, ale korzystamy z niego w innym miejscu). Ok, skoro wiedzieliśmy już, że pól będzie sporo to co zrobić, żeby było to czytelne i ciekawe dla klienta. Postanowiliśmy wykorzystać opcję 'nowa strona' w formularzach Bitrix24, dzięki temu uzyskaliśmy 10 osobnych sekcji podzielone na różne tematy. Przykłady:

  • Kiedy się widzimy ?
  • Czy mamy odebrać ciebie z lotnika?
  • Chcesz złowić ogromnego tuńczyka?
  • Jeszcze trzeba do nas dolecieć :)
Każda kolejny krok przybliża Ciebie do skonfigurowania swojego wyjazdu. Klient przechodzi przez ścieżkę, zaznaczając tylko opcję, którymi jest zainteresowany. Jednocześnie edukujemy go i informujemy jak dobrze można bawić się z nami na zanzibarze. Przy każdym elemencie jest cena z określoną dedykowaną jednostką, które można tworzyć w Bitrix24, dla Scandal.pl stworzyliśmy jednostkę 'doba'. Z uwagi na ograniczenia czasowe korzystaliśmy z gotowych funkcji Bitrixa, dlatego nie ma możliwości ręcznego wpisywania liczby sztuk (sterowanie + i -), jednak taką funkcję można stworzyć dodatkowo.

Jak to działa w praktyce?

Jeżeli zastanawiasz się, jak może to działać w praktyce?

Przygotowałem wideo, w którym pokazuję cały proces krok po kroku:

"a może by tak rzucić wszystko i wyjechać na Zanzi...?" - Słowa mają MOC!

Ciekawy biznes Maćka i klimat Zanzibaru zdecydowanie wspiera kreatywność i otwartość w komunikacji, efekty tego można doświadczyć otrzymując maile wysyłane z Bitrixa. :) 

Maciej jest mocno zajętym gościem i poprosił nas o stworzone szablonów wiadomości. Takie zadanie to dla nas czysta przyjemność. Przykłady kilku maili:

"A może tak rzucić wszystko i wylecieć na Zanzibar! A może to czas spróbować sił na Kitesurfingu? Podsyłam mini poradnik Jak zacząć: https://scandal.pl/chcesz-byc-kitesurferem-ale-nie-wiesz-jak-zaczac/

Przy okazji 7 dni temu wysłałem indywidualną ofertę dla Ciebie. Nie powiem, trochę się przy niej napracowałem, dlatego jeżeli masz pytania to pisz śmiało i pogadamy. Jeżeli wiesz, że nie jesteś zainteresowany, to tym bardziej daj mi znać, będę wiedział na czym stoję! :)

Hakuna Matata! :) "

Jak zaoszczędzić czas i Stworzyć ofertę w 20 sekund?

Bitrix24 posiada możliwość tworzenia ofertowania bezpośrednio z systemu. Wykorzystaliśmy tę opcję w praktyce! Maciej edytował swoją ofertę w Word, my wstawiliśmy zmienne z Bitrixa do oferty, przy okazji ucząc Macieja jak to robić (w przyszłości będzie mógł swobodnie zmieniać i tworzyć nowe oferty np. sylwestrową).

Już teraz dzieli nas jeden krok(przycisk) od stworzenia oferty w 20 sekund, do której dane z Bitrix24 podstawią się automatycznie. Po wygenerowania oferty mamy kilka opcji wysłania takiej oferty:

  • pobieramy PDF
  • pobieramy plik word
  • wysyłamy mailowo bezpośrednio z Bitrixa (jako załącznik)
  • generujemy link, który możemy łatwo udostępnić innym

A co jeżeli zauważyliśmy błąd lub chcemy napisać kilka słów od siebie? Ofertowanie w Bitrx24 przewidziało taką sytuację, dlatego istnieje edytor, który bardzo szybko i łatwo pozwala na takie zmiany. :)

'chce mieć wszystko pod ręką=telefonie"

Maciej często jest poza komputerem, szczególnie w szczycie sezonu. Dlatego chce mieć wszystko pod ręką i w każdy miejscu. Aplikacja Bitrix24 pozwala spełnić te potrzeby. W jednym miejscu Maciej ma dostęp do:

  • Centrum kontaktowe (czat na żywo, messanger, formularze kontakowe)
  • zadania z Bitrixa
  • karta klienta i DEAL
  • powiadomienia

Ta mobilność pozwala na elastyczność w działaniu

Podsumujmy efekty współpracy:

Porozmawiajmy o pieniądzach!

Ile Scandal.pl zarobi na automatyzacji każdego miesiąca?

Dokonując prostych obliczeń, przy 5 zapytaniach dziennnie (150 w skali miesiąca):

Zaoszczędzony czas/pieniądze ofertowaniu: 5 250zł (1h ofertowanie X 150 zapytań X 35 zł/h)

Zaoszczędzony czas/pieniądze obsłudze klienta: 2 625zł (0,5h followup X 150 zapytań X 35 zł/h)

Zwiększenie konwersji o 5%:   Przy 150 zapytaniach, jest to około 7 klientów 

WYNIK Miesieczny: 7 875 zł + 7 nowych klientów miesięcznie 

7 875 zł miesięcznie 

Dodatkowych oszczędności 

7 dodatkowych klientów

Zwiększenie konwersji o 5% 

Kalkulator wyjazdu

Interaktywna forma przedstawienia oferty + atrakcji 

Dostęp do firmy z telefonu

Będąc nawet na kitesurfingu masz firme w swoim telefonie 

Nieźle!

Chętnie dowiem się, jak zaoszczędzić wprowadzając automatyzację w swojej firmie: